Listy kontrolne stosuję intuicyjnie chyba od zawsze. Doskonale sprawdzają się w każdej powtarzalnej sytuacji. Jeśli chcesz ułatwić sobie życie, koniecznie wprowadź do codzienności takie spisy. Lista kontrolna pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu, frustracji, a czasem także pieniędzy.
Lista kontrolna – co to jest?
Listy kontrolne mogą przyjąć różną formę – od odręcznie spisanych czynności do zrobienia, aż po rozbudowane spisy przypisane do projektów biznesowych. Celem listy kontrolnej jest umożliwienie Ci sprawdzenia, co trzeba zrobić czy zabrać ze sobą. Tutaj można dostrzec podobieństwo listy kontrolnej do projektu. Zdarza się, że te pojęcia są traktowane wymiennie, na przykład jeśli masz powtarzalny projekt, to możesz zrobić z niego listę kontrolną.
Przykładem w biznesie może być lista kontrolna dla delegacji służbowych. Przed każdym wyjazdem sprawdzamy wszystkie podpunkty z listy. Listy kontrolne są też używane na przykład podczas przeglądów samolotów przed startem. Mogą dotyczyć zarówno procedur, jak i rzeczy, które trzeba zabrać ze sobą.
Łatwo możesz znaleźć zastosowanie dla list kontrolnych w życiu prywatnym. Najprostszym przykładem jest lista rzeczy do zabrania na wakacje. Taką listę możesz przygotować raz (ja swoją mam w arkuszu kalkulacyjnym) i modyfikować zależnie od tego, na ile dni jedziesz. Innym przykładem będzie lista rzeczy, które weźmiesz na basen z dzieckiem czy niemowlakiem.
Rodzaje list kontrolnych
Zanim zaczniesz tworzyć swoją pierwszą listę kontrolną, warto poznać dwa podstawowe rodzaje takich spisów. Oto podstawowe rodzaje list kontrolnych:
- Codzienna lista kontrolna – często stosowana zamiennie z listą zadań. Jednak dla mnie codzienna lista kontrolna to zbiór czynności, które wykonuję każdego dnia, niezależnie od okoliczności. Na takiej liście może znaleźć się na przykład Twoja poranna i wieczorna rutyna czy obowiązki, jak nakarmienie zwierząt czy pościelenie łóżka. Codzienna lista kontrolna świetnia sprawdzi się, kiedy chcesz wytworzyć nowe nawyki.
- Sytuacyjna lista kontrolna – zawiera zadania lub spis procedur / rzeczy, które są potrzebne w ściśle określonych okolicznościach. Na przykład wyprawka dla dziecka, lista rzeczy do zabrania na wakacje czy ślubna lista kontrolna.
Listy kontrolne są niesamowicie skutecznym narzędziem, które pomoże Ci zarówno w codzienności, jak i w sytuacjach nietypowych.
Kiedy przydaje się lista kontrolna?
Lista kontrolna ułatwi Ci zarówno życie zawodowe, jak i prywatne. Dzięki nim możesz przypisać wykonanie zadań do określonych osób i terminów. Kiedy spontanicznie wyjeżdżasz na wakacje, nie musisz się denerwować, że zapomnisz piżamy czy szczoteczki do zębów.
Podstawowe zastosowania list kontrolnych to:
- Weryfikacja postępów w przypadku procedur krok po kroku (kiedy musisz wykonać zadania w określonej kolejności).
- Inspekcje i przeglądy – dzięki listom możesz sprawdzić, które rzeczy były sprawdzone, a które jeszcze nie.
- Kontrola wdrożenia standardów i procedur.
- Sprawdzenie, gdzie występują odstępstwa od reguł, aby je zneutralizować.
- Weryfikacja zgodności produktu ze specyfikacją.
Ogromnym plusem każdej listy kontrolnej jest uwolnienie Twojego umysłu. Dlatego listy kontrolne pomagają też redukować stres. Jeśli masz przed sobą ważne zadanie i mało czasu – są doprawdy nieocenione.
Oto kilka przykładów list kontrolnych w życiu prywatnym, które robię i z których korzystam regularnie:
- Plan posiłków i lista zakupów – u mnie są w dużej mierze powtarzalne (robię je od wielu lat, mam przygotowane sezonowe wersje na różne pory roku)
- Lista rzeczy do zabrania na wakacje – mam osobne na wyjazdy w góry i nad morze.
- Lista kontrolna na basen – bardzo przydatna zwłaszcza, kiedy jedziesz z niemowlakiem czy małym dzieckiem.
- Spis rzeczy do uporządkowania (metoda KonMari).
- Harmonogram sprzątania domu.
- Wyprawka do szkoły. Tutaj znajdziesz wyprawkę dla pierwszoklasisty.
- Lista rzeczy potrzebnych na pikniku.
- Lista osób do obdarowania prezentami świątecznymi.
Jak widzisz, możliwości zastosowania list kontrolnych w codziennym życiu są ogromne! Czytaj dalej, a dowiesz się, jak zrobić podstawową listę kontrolną.
Jak zrobić listę kontrolną?
Dla prostych list zdecydowanie polecam arkusz kalkulacyjny (Open Office Calc, Numbers czy Excel). Przydatną opcją jest możliwość duplikowania arkuszy, dzięki czemu łatwo dostosujemy listę (robię tak na przykład z listą wyjazdową – góry, morze, ilość dni itp.). Jeśli masz powtarzalne projekty, możesz z powodzeniem skorzystać na przykład z programu Asana lub Trello.
Możesz też listę przygotować w notatniku czy na zwykłej kartce papieru. Dobrym nawykiem jest przeniesienie potem takiej listy do postaci cyfrowej.
Jak zrobić listę kontrolną krok po kroku
Tutaj znajdziesz proces tworzenia listy od podstaw – krok po kroku.
- Burza mózgów
Weź kartkę i długopis (albo utwórz nowy dokument w wybranym programie). Wypisz teraz wszystkie zadania (rzeczy), które trzeba ogarnąć. Przykładem może być lista ślubna, gdzie umieścisz na przykład wybór tortu, rezerwację sali, stworzenie listy gości, wysłanie zaproszeń, kupienie sukni ślubnej itp. Dla list codziennych niech będzie to poranna medytacja, pisanie w dzienniku i wypicie szklanki wody.
- Organizacja i priorytetyzacja zadań na liście
Istnieje wiele metod priorytetyzacji i organizacji list zadań. Czasem wybierzesz po prostu organizację czasową (jedno zadanie musi nastąpić przed drugim), a czasem zorganizujesz je według priorytetów. O priorytetach możesz poczytać tutaj. Pomocna okazuje się metoda ABCDE.
Przykłady organizowania zadań z listy kontrolnej:
– Częstotliwość występowania – np. codziennie, co tydzień, jednorazowo
– Typ zadania – np. zadzwonić do, pojechać do, zamówić
– Kategoria życiowa / eventowa – przyjęcie zaręczynowe, półkolonie dzieci
Przykłady priorytetyzowania zadań:
– Terminy – jedno zadanie musi zostać wykonane przed następnym
– Priorytet – rezerwacja sali weselnej musi nastąpić zanim wyślesz zaproszenia dla gości - Stworzenie listy kontrolnej z zadań
Kiedy wszystkie zadania będą posiadały priorytet i odpowiednią organizację, możesz je umieścić na docelowej liście kontrolnej. W przypadku bardziej rozbudowanych list dobrze sprawdzają się programy czy aplikacje, w których łatwo zmienisz kolejność zadań, dodasz daty, a nawet zsynchronizujesz wszystko z Twoim kalendarzem.
- Skreślaj zadanie z listy
To bardzo ważne (i jednocześnie satysfakcjonujące!) kiedy skreślasz zadania ze swojej listy. Dodatkowo skreślanie zadań daje Ci poczucie kontroli nad sytuacją (przydaje się zwłaszcza w stresujących momentach, kiedy towarzyszy Ci pośpiech).
- Aktualizuj listę
Listy kontrolne wymagają aktualizacji. Prostym przykładem jest lista kontrolna, którą zabierasz na basen z niemowlakiem. W miarę rozwoju dziecka pewnych rzeczy nie będziesz już potrzebować, inne zaś trzeba będzie dołączyć do listy.
W następnych artykułach znajdziesz różne przykłady list kontrolnych.
2 odpowiedzi na “Lista kontrolna – jak zrobić, kiedy się przydaje?”
Czekam na cd. Miłego dnia
[…] fanką wszelkiego rodzaju list kontrolnych, list zadań i harmonogramów od kiedy pamiętam. Mam nienajlepszą pamięć do codziennych […]