Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego niż stworzenie listy zadań do zrobienia, prawda? Ale jak często zdarza Ci się, że lista swoje, a życie swoje? Lista zadań do zrobienia może być stworzona na wiele sposobów, jednak niektóre z nich są skuteczniejsze niż inne.
Dlaczego warto mieć codzienną listę zadań do zrobienia?
Jestem fanką wszelkiego rodzaju list kontrolnych, list zadań i harmonogramów od kiedy pamiętam. Mam nienajlepszą pamięć do codziennych czynności. Tyle razy mówiłam sobie, że na pewno tego nie zapomnę! a potem eee, co ja miałam zrobić? Listy zadań pomagają mi faktycznie pamiętać o tym, co mam do zrobienia.
Kiedy coś mnie rozproszy, lista zadań pomaga szybko wrócić na właściwe tory i zająć się tym, co trzeba. Dzięki listom nie zapomnę zarówno o drobnych sprawach (jak przygotowanie czegoś małemu dziecku do szkoły), jak i o dużych projektach (odpisać na ważną wiadomość).
Listy zadań pozwalają też podzielić duże, przytłaczające projekty na mniejsze, łatwe do ogarnięcia zadania. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o różnicach między zadaniami a projektami, zajrzyj do wpisu o metodzie Getting Things Done.
Co więcej, zapisując zadania do zrobienia na papierze (lub w komputerze), uwalniasz swój umysł od konieczności ciągłego pamiętania o tylu sprawach! Kiedy cały czas myślisz o tym, co masz jeszcze do zrobienia, trudno jest Ci się skupić na aktualnej pracy.
Lista zadań do zrobienia – najczęstsze rodzaje
Oto przykładowa lista zadań do zrobienia, jaką większość z nas robi:
- Przelewy
- Zakupy
- Mama
- Przegląd auta
Porównaj ją proszę z listą tych samych zadań, tylko inaczej zapisanych:
- Zrobić przelew za zajęcia dzieci, abonament komórkowy, prąd.
- Kupić zimową kurtkę, płyn do spryskiwaczy i nowy notes.
- Zadzwonić do mamy w sprawie odwiedzin.
- Umówić się z serwisem na przegląd auta (tel. 123456789).
Która lista zadań sprawia, że dokładnie wiesz, co masz zrobić i chcesz podjąć działanie? Dla mnie zdecydowanie wygrywa druga opcja. Za każdym razem, kiedy robię zapiski w stylu pierwszej listy, łapię się na tym, że zadania są niezrobione (albo w ogóle nie pamiętam, o co w nich chodziło).
W pierwszej liście musisz za każdym razem, gdy na nią zerkniesz ustalić, co faktycznie masz do zrobienia. Na drugiej liście od razu wiesz, jakie jest konkretne, następne działanie. Dzięki temu oszczędzasz zarówno czas, jak i swoje ograniczone zasoby decyzyjności.
Lista zadań do zrobienia – online czy offline?
Nie istnieje jeden, uniwersalny sposób tworzenia list zadań. Każdy z nas ma indywidualne preferencje. Jedni będą wybierali tylko listy zadań offline (w formie papierowej), inni preferują formę online (cyfrową), a jeszcze inni (w tym ja) korzystają z opcji hybrydowej. Więcej o zaletach planowania online i offline przeczytasz w tym artykule.
Lista zadań do zrobienia – jak stworzyć prawidłową krok po kroku?
Jestem zwolenniczką metody Małych Kroczków i wielką fanką mikro nawyków. Dlatego też na początek przedstawię Ci sposób na szybkie przyzwyczajenie się do pisania i stosowania list zadań. Zaczniesz krok po kroku odhaczać zadania bieżące, dzięki czemu unikniesz poczucia przytłoczenia związanego z pisaniem wielostronicowych list rzeczy do zrobienia i tworzeniem miliona projektów w Asanie czy Trello.
Oto prosty sposób na to, jak stworzyć listę zadań do zrobienia – krok po kroku
- Kup trzy kołonotatniki do zapisywania list zadań.
Jeden kołonotatnik będzie do domowych zadań, drugi zabierzesz do pracy – posłuży do zapisywania zadań służbowych. Najlepiej, aby kołonotatnik miał perforację stron – po każdym dniu będziesz wyrywać z niego kolejną kartkę. Trzeci kołonotatnik posłuży Ci do zapisywania zadań na potem.
- Zapisz zadania na dany dzień.
W kołonotatniku domowym i do pracy na górze strony zapisz aktualną datę, a pod nią tylko zadania bieżące na dany dzień. Dla przykładu w pracy mogą to być: zadzwonić do Klienta X, odpisać na mail Y, wysłać skan umowy do Z. W domu mogą to być kupić jajka i banany, wstawić pranie, umyć łazienkę.
- Zapisz zadania na dalsze dni.
Jeśli przy okazji zapisywania zadań na dany dzień przypomną Ci się zadania z terminem w niedalekiej przyszłości, możesz je zapisać o kilka dni dalej. Jeżeli przypomną Ci się jakieś odległe zadania, zapisz je w trzecim kołonotatniku – na potem.
- Odkreślaj zadania z każdej listy.
Kiedy jesteś w pracy, działasz tylko z kołonotatnikiem do pracy. Po powrocie do domu – tylko z kołonotatnikiem domowym. Trzeci kołonotatnik na potem masz ze sobą cały dzień i na bieżąco zapisujesz wszystko, co Ci się przypomni. Wieczorem sprawdź, czy w kołonotatniku do pracy lub domowym zostało jakieś zadanie i przenieś je na następny dzień (lub inny termin).
- Wieczorem przejrzyj kołonotatnik na potem.
Czy któreś zadania z tego kołonotatnika możesz już wpisać na najbliższe dni do kołonotatnika domowego lub do pracy? Jeśli tak – zrób to. Jeśli nie, ale znasz datę wykonania – wpisz obok datę (np. do 15 grudnia 2021). Jeżeli nie znasz daty wykonania (np. jest to pomysł), zostaw zadanie tak, jak jest. Pamiętaj, żeby wykreślać z kołonotatnika na potem wszystkie zadania, które przenosisz do pozostałych kołonotatników.
Dlaczego ten sposób działa?
Stworzenie jednej, długiej listy wszystkiego, co mamy do zrobienia, może być przytłaczające. Metodą Małych Kroczków jesteś w stanie zacząć działać i opanowywać bieżący chaos. Da Ci to poczucie siły i mocy sprawczej, które pomoże za jakiś czas wejść na wyższy poziom organizacji. O tym będzie już niedługo następny artykuł na blogu.
Mam nadzieję, ze ten artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Jeśli tak – podziel się nim z innymi i napisz komentarz. Dziękuję i życzę powodzenia!
Jedna odpowiedź na “Lista zadań do zrobienia – jak stworzyć prawidłową?”
[…] kalendarza i związanej z tym frustracji. W mojej metodzie korzystam z połączenia kalendarza i listy zadań (oraz aplikacji do zarządzania projektami – u mnie to konieczność w pracy […]