Dni tematyczne, czyli bloki czasu w praktyce

Podziel się!

Dzisiaj mam dla Ciebie krótki artykuł, w którym dowiesz się, co to są dni tematyczne i dlaczego warto je wprowadzić. Od razu zaznaczę, że tego typu zarządzanie czasem nie sprawdzi się u każdego. Jednak w wielu przypadkach możesz zastosować podział na dni tematyczne zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

Co to są dni tematyczne?

Dni tematyczne to sposób na zarządzanie Twoim tygodniowym rozkładem pracy (zarówno jeśli chodzi o pracę zawodową, jak i sferę prywatną). Dni tematyczne polegają na zblokowaniu rodzaju pracy i wykonywaniu podobnych zajęć przez cały dzień. Celem dni tematycznych jest minimalizowanie potencjalnej utraty czasu w wyniku rozproszenia uwagi.

Czy dzień tematyczny to rozwiązanie dla mnie?

Dni tematyczne to doskonałe rozwiązanie dla osób, które:

• Mogą wykonywać zadania hurtowo. Dobrym przykładem będzie tworzenie treści do mediów społecznościowych, np. nagrywanie podcastów czy pisanie wpisów na blog.
• Muszą wykonywać zadania, których nie lubią. Jeśli nie przepadasz na przykład za sprawami urzędowymi, zblokowanie ich na jeden dzień może okazać się strzałem w dziesiątkę!
• Mają problem z przeskakiwaniem z zadania na zadanie. Wielozadaniowość to szkodliwy mit. Eliminując przeskakiwanie z zadania na zadaniem oszczędzasz mnóstwo czasu.
• Często odkładają niektóre typy zadań na potem. Jeśli nie jesteś w stanie zmusić się do codziennego sprzątania, porządkowy dzień tematyczny może być rozwiązaniem dla Ciebie.

Jakie są zalety dni tematycznych?

Stosowanie dni tematycznych ma wiele zalet:

• Odhaczanie nielubianych zadań za jednym zamachem (łatwiej jest się nastawić na kilka (-naście) godzin pracy nad nieciekawym projektem jednorazowo niż dziubać w nim tygodniami).
• Robienie postępów z wieloma projektami naraz. Jeśli masz kilka ważnych zadań w jednym czasie, dzięki dniom tematycznym masz pewność, że żaden z projektów nie zostanie zaniedbany.
• Doskonale ułatwia to prowadzenie firmy czy sprzedaży (a w zasadzie każdy rodzaj pracy). Na przykład jeśli jesteś handlowcem, możesz przez dwa dni w tygodniu umawiać się na spotkania i wysyłać maile, a odwiedzać Klientów w pozostałe trzy.
• Pomaga uporządkować życie rodzinne. Jeśli wiecie, że sobota to dzień na wspólny wyjazd, a piątki są od sprzątania, wszystko łatwiej jest zaplanować.
• Oczyszczenie umysłu. Nie zaprzątasz sobie głowy nielubianymi zadaniami, bo wiesz, że poświęcasz na nie czas np. tylko we wtorki.
• Idealne rozwiązanie dla osób niechętnych do planowania dnia.

Kiedy dni tematyczne się nie sprawdzą?

Niestety, są też sytuacje, gdy dni tematyczne nie są najlepszym rozwiązaniem. Jeśli Twój dzień jest bardzo chaotyczny z uwagi na rodzaj wykonywanej pracy, może się okazać, że nie będziesz w stanie zastosować dnia tematycznego. Podobnie będzie w sytuacji, gdy jednego dnia masz do wykonania wiele zadań z różnych dziedzin i nie ma szans, by to zblokować. Wtedy bardziej się sprawdzi planowanie w blokach czasowych (np. 1h, 2h itp.) niż w formie dni tematycznych.

Jak zrobić dni tematyczne?

Oto prosty schemat dni tematycznych dla osoby pracującej:

Taki prosty układ możemy dowolnie modyfikować zależnie od naszych zajęć i potrzeb. Do każdego dnia mamy oczywiście stworzoną listę zadań, na podstawie której działamy. Oczywiście nie każdy tydzień będzie wyglądać tak samo, dlatego do dni tematycznych powinnaś podchodzić w sposób elastyczny.

Kilka dodatkowych porad:

• Jeśli nie możesz zrobić całego tygodnia tematycznego, zrób chociaż jeden – dwa takie dni. Ja nie mogę mieć całego tygodnia tematycznego, ale mam określone dni, kiedy robię większe porządki, zakupy spożywcze itp (nazywam to dniami gospodarczymi). Mam też wyznaczony dzień, w którym pracuję nad blogiem. W pracy z racji mnogości projektów w toku stosuję raczej system bloków czasowych (mam zawsze jeden dzień tematyczny w tygodniu, gdzie pracuję tylko nad contentem i social media oraz jeden, gdy wyznaczam nowe zadania dla zespołu).
• Jeśli nie cierpisz zajmować się tzw. papierkową robotą, wyznacz jeden dzień tematyczny tylko na te zadania. Zbierz na listę wszystko, co musisz zrobić i zabierz się za to jednym ciągiem. U mnie takie rozwiązanie sprawdza się doskonale!
• Zawsze przygotuj się do swojego dnia tematycznego. Jeśli planujesz porządki, zrób listę czynności do wykonania. Jeżeli masz dzień ogarniania papierologii – zgromadź wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
• Dobrym pomysłem jest prowadzenie osobnej listy zadań do każdego dnia tematycznego i dopisywanie do niej w tygodniu zadań, które się pojawią (lub Ci się przypomną).
• Planując dzień tematyczny pamiętaj o prawie Parkinsona (każde zadanie rozciąga się tak bardzo, jak mu na to pozwolisz). Jeśli zakładasz, że siedzisz nad czymś cały dzień, to Twój umysł spróbuje się do tego dostosować (nawet, jeśli wystarczyłaby połowa czasu na wykonanie zadania).

Wasze najczęstsze pytania o dni tematyczne i bloki czasu