Dni tematyczne

Podziel się!

5
(3)

Dzisiaj mam dla Ciebie krótki artykuł, w którym dowiesz się, co to są dni tematyczne i dlaczego warto je wprowadzić. Od razu zaznaczę, że tego typu zarządzanie czasem nie sprawdzi się u każdego. Jednak w wielu przypadkach możesz zastosować podział na dni tematyczne zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

Co to są dni tematyczne?

Dni tematyczne to sposób na zarządzanie Twoim tygodniowym rozkładem pracy (zarówno jeśli chodzi o pracę zawodową, jak i sferę prywatną). Dni tematyczne polegają na zblokowaniu rodzaju pracy i wykonywaniu podobnych zajęć przez cały dzień. Celem dni tematycznych jest minimalizowanie potencjalnej utraty czasu w wyniku rozproszenia uwagi.

Czy dzień tematyczny to rozwiązanie dla mnie?

Dni tematyczne to doskonałe rozwiązanie dla osób, które:

  • Mogą wykonywać zadania hurtowo. Dobrym przykładem będzie tworzenie treści do mediów społecznościowych, np. nagrywanie podcastów czy pisanie wpisów na blog.
  • Muszą wykonywać zadania, których nie lubią. Jeśli nie przepadasz na przykład za sprawami urzędowymi, zblokowanie ich na jeden dzień może okazać się strzałem w dziesiątkę!
  • Mają problem z przeskakiwaniem z zadania na zadanie. Wielozadaniowość to szkodliwy mit. Eliminując przeskakiwanie z zadania na zadaniem oszczędzasz mnóstwo czasu.
  • Często odkładają niektóre typy zadań na potem. Jeśli nie jesteś w stanie zmusić się do codziennego sprzątania, porządkowy dzień tematyczny może być rozwiązaniem dla Ciebie.

Jakie są zalety dni tematycznych?

Stosowanie dni tematycznych ma wiele zalet:

  • Odhaczanie nielubianych zadań za jednym zamachem (łatwiej jest się nastawić na kilka (-naście) godzin pracy nad nieciekawym projektem jednorazowo niż dziubać w nim tygodniami).
  • Robienie postępów z wieloma projektami naraz. Jeśli masz kilka ważnych zadań w jednym czasie, dzięki dniom tematycznym masz pewność, że żaden z projektów nie zostanie zaniedbany.
  • Doskonale ułatwia to prowadzenie firmy czy sprzedaży (a w zasadzie każdy rodzaj pracy). Na przykład jeśli jesteś handlowcem, możesz przez dwa dni w tygodniu umawiać się na spotkania i wysyłać maile, a odwiedzać Klientów w pozostałe trzy.
  • Pomaga uporządkować życie rodzinne. Jeśli wiecie, że sobota to dzień na wspólny wyjazd, a piątki są od sprzątania, wszystko łatwiej jest zaplanować.
  • Oczyszczenie umysłu. Nie zaprzątasz sobie głowy nielubianymi zadaniami, bo wiesz, że poświęcasz na nie czas np. tylko we wtorki.
  • Idealne rozwiązanie dla osób niechętnych do planowania dnia.

Kiedy dni tematyczne się nie sprawdzą?

Niestety, są też sytuacje, gdy dni tematyczne nie są najlepszym rozwiązaniem. Jeśli Twój dzień jest bardzo chaotyczny z uwagi na rodzaj wykonywanej pracy, może się okazać, że nie będziesz w stanie zastosować dnia tematycznego. Podobnie będzie w sytuacji, gdy jednego dnia masz do wykonania wiele zadań z różnych dziedzin i nie ma szans, by to zblokować. Wtedy bardziej się sprawdzi planowanie w blokach czasowych (np. 1h, 2h itp.) niż w formie dni tematycznych.

Jak zrobić dni tematyczne?

Oto prosty schemat dni tematycznych dla osoby pracującej:

Dzień tygodniaTemat
PoniedziałekMaile i oferty
WtorekTelefony i oferty
ŚrodaSpotkania offline
CzwartekSpotkania online
PiątekMarketing i rozwój produktu
SobotaPorządki i wycieczka
NiedzielaPlanowanie, organizowanie, odpoczynek
Przykładowe dni tematyczne – schemat tygodnia

Taki prosty układ możemy dowolnie modyfikować zależnie od naszych zajęć i potrzeb. Do każdego dnia mamy oczywiście stworzoną listę zadań, na podstawie której działamy. Oczywiście nie każdy tydzień będzie wyglądać tak samo, dlatego do dni tematycznych powinnaś podchodzić w sposób elastyczny.

Kilka dodatkowych porad:

  • Jeśli nie możesz zrobić całego tygodnia tematycznego, zrób chociaż jeden – dwa takie dni. Ja nie mogę mieć całego tygodnia tematycznego, ale mam określone dni, kiedy robię większe porządki, zakupy spożywcze itp (nazywam to dniami gospodarczymi). Mam też wyznaczony dzień, w którym pracuję nad blogiem. W pracy z racji mnogości projektów w toku stosuję raczej system bloków czasowych (mam zawsze jeden dzień tematyczny w tygodniu, gdzie pracuję tylko nad contentem i social media oraz jeden, gdy wyznaczam nowe zadania dla zespołu).
  • Jeśli nie cierpisz zajmować się tzw. papierkową robotą, wyznacz jeden dzień tematyczny tylko na te zadania. Zbierz na listę wszystko, co musisz zrobić i zabierz się za to jednym ciągiem. U mnie takie rozwiązanie sprawdza się doskonale!
  • Zawsze przygotuj się do swojego dnia tematycznego. Jeśli planujesz porządki, zrób listę czynności do wykonania. Jeżeli masz dzień ogarniania papierologii – zgromadź wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
  • Dobrym pomysłem jest prowadzenie osobnej listy zadań do każdego dnia tematycznego i dopisywanie do niej w tygodniu zadań, które się pojawią (lub Ci się przypomną).
  • Planując dzień tematyczny pamiętaj o prawie Parkinsona (każde zadanie rozciąga się tak bardzo, jak mu na to pozwolisz). Jeśli zakładasz, że siedzisz nad czymś cały dzień, to Twój umysł spróbuje się do tego dostosować (nawet, jeśli wystarczyłaby połowa czasu na wykonanie zadania).

Wasze najczęstsze pytania o dni tematyczne i bloki czasu

Nie potrafię wyliczyć, ile czasu zajmie mi praca (zwykle zajmuje więcej, niż powinna) i ciągle mam opóźnienia. Co zrobić?

Nauczenie się zarządzania czasem wymaga… czasu. Jedyną prawdziwie skuteczną metodą jest metoda prób i błędów. Dobrze sprawdza się przejrzenie swojego planu pod koniec tygodnia. Zapisuj, ile faktycznie potrzebowałaś czasu na wykonanie zadania i zastosuj to wyliczenie w następnym tygodniu. Możesz też wypróbować poduszkę czasową (np. +20%).

Organizowanie się wymaga tyle czasu i wysiłku… nie mam na to czasu!

Faktycznie, organizowanie się wymaga trochę więcej wysiłku na początku, ale w dłuższej perspektywie to ogromna oszczędność czasu (i nerwów). Jeśli wytrzymasz początkowy chaos, zobaczysz, że nawyk planowania tygodnia stanie się Twoją drugą naturą i ułatwi Ci życie. Nic, co wartościowe, nie jest łatwe i przyjemne (szczególnie na początku). Zobaczysz, jak po kilku tygodniach (gdy znajdziesz swój rytm), planowanie zacznie Ci zabierać coraz mniej czasu.

Ja to mogę sobie planować, ale moje otoczenie i tak ciągle mi przeszkadza i mnie rozprasza. Nie wiem, czy w ogóle warto zaczynać.

Powiedz otwarcie innym, że planujesz czas w określony sposób. Daj do zrozumienia kolegom w pracy, kontrahentom i rodzinie, jak układasz dzień. Ustaw autoresponder w mailu, że na wiadomości odpowiadasz w określonych dniach i godzinach. Gdy osoby w Twoim otoczeniu zobaczą rezultaty (bądź konsekwentna!) przestaną Ci przeszkadzać (bo nie będą mieć wyboru, i tak zrobisz swoje!).

Plany się zmieniają, a harmonogramy różnią między sobą. Jak to wszystko pogodzić?

Nie musisz blokować w każdym tygodniu tego samego dnia na te same zadania. Jeśli w tym tygodniu wyjeżdżasz w delegację w środę, a to zwykle dzień na maile i telefony, po prostu dokonaj rotacji. Elastyczność to nieodłączna część planowania. Kiedy masz plan, po prostu przesuwasz zadania zależnie od tego, co wypadło w tzw. międzyczasie.

Oceń post:

Średnia ocena 5 / 5. Liczba ocen: 3

Bądź pierwszy i oceń post!

Przykro nam, że post okazał się nieprzydatny.

Pomóż nam go ulepszyć!

Powiedz nam, jak możemy ulepszyć ten post?

Odpowiedz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Jedna odpowiedź na “Dni tematyczne, czyli bloki czasu w praktyce”

  • Zofia Piątkowska
    14 września 2021 w 15:43

    Do przemyślenia! Miłego dnia

Instagram