Jak zaplanować dzień? Odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Planowanie dnia jest tylko jedną z części procesu planowania. W zasadzie pokuszę się o stwierdzenie, że jednym z ostatnich.
Jak wiesz, planowanie to podstawa osiągnięcia czegokolwiek. Jest tak samo ważne, jak konsekwentne działanie! Wyznaczasz sobie cel, tworzysz plan, działasz zgodnie z nim, robisz korekty kursu i w końcu osiągasz wynik. Czas i tak upłynie. Jeśli nie wiesz, do czego dążysz, zapewne tego nie osiągniesz.
Dziś opowiem Ci, jak zaplanować dzień. Pamiętaj jednak, że musisz zacząć od góry. Bez wyznaczonego celu głównego planowanie dnia da Ci tylko wrażenie, że coś robisz i jesteś bardzo zajęta. Planowanie dnia dla samego planowania dnia nie ma większego sensu. Musisz wiedzieć, jakie są Twoje cele, Twoje wartości i na ich podstawie wyznaczyć dzienny plan działania.
Kilka artykułów dotyczących planowania i wyznaczania celów, które warto przeczytać:
- 5 zasad wyznaczania celów
- 3 podstawowe błędy podczas wdrażania planu w życie
- Wyznaczanie celów metodą ABCDE
- Najczęstszy błąd w wyznaczaniu celów
- Dlaczego nie możesz nic zaplanować?
Warto przeczytać powyższe wpisy, żeby zacząć wyznaczać cele w prawidłowy sposób. Nie musisz popełniać większości błędów. Możesz je ominąć.
Kiedy już wyznaczysz sobie cele, na których chcesz się skupić, czas na podzielenie ich na konkretne działania, aby stały się codziennym elementem Twojego planu dnia.
Jak zaplanować dzień?
Pamiętaj, że Twój dzień będzie wyglądał zupełnie inaczej niż mój czy Twojej przyjaciółki. Podane poniżej porady są ogólne i musisz je dostosować do swoich preferencji. Tej części nikt nie zrobi za Ciebie. Pewnie będziesz musiała wypróbować różne narzędzia, część z nich się nie sprawdzi, a część Cię zaskoczy.
Potrzebny czas: 1 godzina
Jak zaplanować dzień?
- Wyznacz cele, kamienie milowe i niezbędne działania.
Twoje cele zdecydują o tym, co znajdzie się w planie dnia. Bez nich planowanie dnia nie ma większego sensu.
- Wybierz potrzebne narzędzie do planowania.
Zdecyduj się na jakąś formę, w której będziesz planować. Czy kalendarz tradycyjny, cyfrowy czy może planner – teraz jest czas na wybranie odpowiedniego narzędzia.
- Wprowadź bloki czasowe na następny tydzień.
W planowaniu dnia wykorzystujemy metodę bloków czasowych. Podziel czas na ogólne wycinki, np. praca, ćwiczenia, relaks, obowiązki domowe. W ramach tych bloków wprowadź rutynowe zadania, którymi będziesz się zajmować każdego dnia. Im bardziej szczegółowy będzie Twój kalendarz, tym lepiej.
- Zobacz, ile zostaje Ci czasu.
Jeśli wiesz, że od poniedziałku do piątku masz dwie wolne godziny dziennie, a w weekendy 6 – zerknij na swoje cele. Dopasuj działanie do dostępnego czasu i wpisz do swojego kalendarza.
- Pamiętaj o poduszkach czasowych!
Poduszka czasowa to wycinek czasu między zadaniami, który dajesz sobie na nieprzewidziane opóźnienia (np. korki, wolno działający internet).
- Rób to, co masz w kalendarzu.
Nie wystarczy planować, trzeba jeszcze plan wykonać! Regularnie zaglądaj do planu dnia i działaj. Możesz wykorzystać w tym celu motywację negatywną.
- Pamiętaj o sztuce odmawiania
Jeśli wiesz, że nie wyrobisz się ze swoimi zadaniami biorąc coś dodatkowego, po prostu odmów. O tym, jak grzecznie odmawiać przeczytasz tutaj.
- Weryfikuj plan na bieżąco!
Jednym z podstawowych błędów jest planowanie zbyt wiele. Jeśli ciągle nie możesz się wyrobić ze swoimi zadaniami, czas na usunięcie czegoś z kalendarza lub danie tego komuś innemu.
Moja metoda planowania dnia w skrócie
Mój sposób na to, jak zaplanować dzień, jest połączeniem wielu różnych styli planowania. Podstawą pracy jest dla mnie wykorzystanie bloków czasowych. Blok czasowy to wycinek czasu, w którym zamierzam wykonać określoną czynność. Prostym przykładem będzie joga od 18:00 do 19:00 każdego dnia oraz planowanie posiłków w niedzielę od 10:00 do 11:00. Do tego koniecznie trzeba dodać poduszki czasowe. Na przykład dojazd na jogę to 10 minut w jedną stronę, jednak zawsze mogą być korki, więc liczymy 2×15 minut.
W ramach każdego bloku wyznaczam priorytetowe zadanie, które muszę zrobić, choćby nie wiem co. Dzięki postawie to nie podlega negocjacjom nie daję sobie wejść na głowę.
Co tydzień w niedzielę sprawdzam, jakie są faktyczne priorytety na następny tydzień. Życie lubi przynosić niespodzianki, zmiany terminów i dodatkowe zadania, które trzeba wykonać.
Kiedy nastaje czas na określony typ zadań (np. blok czasowy ogarnianie domu), wyciągam stworzoną wcześniej listę zadań i zaczynam pracę.
W przypadku powtarzalnych projektów biznesowych często korzystam z programu Asana, który nawet w darmowej wersji pozwala na duplikowanie całych projektów. Jest to przydatne, jeśli na przykład wykonujesz duże zbiory zadań zawsze w określonej kolejności.
Najtrudniejszą częścią planowania dnia jest… realizowanie planu. Dlatego jeśli chcesz dobrze zaplanować dzień, umów się sama ze sobą, że plan wykonasz. Bez wymówek, rozpraszaczy i zbędnych przerw.
