Jak uprzejmie odmówić spotkanie biznesowe?

Podziel się!

W naszym życiu zawodowym nie uciekniemy od spotkań. Wiele z nich wnosi zresztą ogromną wartość dodaną zarówno do naszej pracy, jak i do projektów w toku. Jednak czasem zdarza się, że musimy odmówić spotkanie biznesowe. Może to być spotkanie z klientem, spotkanie rekrutacyjne, a może po prostu cotygodniowe zebranie. Jeśli chcesz wiedzieć, jak uprzejmie odmówić spotkanie biznesowe, ten artykuł jest dla Ciebie!

Dlaczego tak trudno jest zrezygnować z umówionego spotkania?

Często odczuwasz niepokój w związku z koniecznością rezygnacji z umówionego spotkania? Możesz się obawiać kilku rzeczy:

• Negatywnej reakcji organizatora. Czy będzie na mnie zły? Czy uzna mnie za osobę arogancką?
• FOMO. Obawiasz się, że ominie Cię coś i każde odmówione spotkanie odbierasz jako niewykorzystaną szansę.
• Wpływu odmowy na długofalową reakcję. Czy klient przedłuży kontrakt? Czy dostanę zaproszenie na kolejną edycję?

Wszystkie te obawy są całkowicie naturalne. Zawsze odmawiając udziału w spotkaniu coś stracisz (oczywiście w tym czasie zyskasz coś innego, jak mówi reguła kosztów). Może się zdarzyć, że organizatorowi nie spodoba się Twoja odmowa – ma do tego prawo! W końcu zarezerwował dla Ciebie czas, prawda? Czasem odmowa udziału w spotkaniu biznesowym wpłynie też negatywnie na długofalową relację (i jej odbudowanie będzie wymagało więcej wysiłku z Twojej strony).

Jednak większość ludzi ceni sobie swój czas. Dlatego rezygnując ze spotkania oszczędzasz czas osoby, która Cię na nie zaprosiła. To wyraz szacunku do innych – jeśli nie zamierzasz wziąć udziału w przedsięwzięciu, po co godzisz się wysłuchiwać godzinnej prezentacji?

Jak uprzejmie odmówić spotkanie biznesowe?

Odmawianie udziału w spotkaniu to umiejętność, którą nabywasz wraz z praktyką. A żeby ułatwić Ci tę praktykę, przygotowałam praktyczne wzory uprzejmej odmowy – do zastosowania w rozmowie twarzą w twarz czy telefonicznej a także jako mail czy wiadomość tekstowa.

Jak uprzejmie odmówić spotkanie biznesowe ze współpracownikiem?

Jeśli Twoja obecność na spotkaniu nie jest obowiązkowa, możesz odmówić spotkanie biznesowe ze współpracownikiem. Czasem zakres spotkania wykracza poza Twoje kompetencje, a może współpracownik doskonale poradzi sobie bez Twojej obecności? Oto wzór, jak takie spotkanie odmówić:

Dzień dobry [imię],

dziękuję za zaproszenie mnie na spotkanie [z klientem X] dnia [data]. Niestety [tego dnia mam już umówione spotkania / pracuję nad pilnym projektem / termin spotkania zbiega się z istotnym deadline'm] i nie mogę w tym spotkaniu uczestniczyć.

Przed spotkaniem chciałbym / chciałabym omówić z Panem / Panią / Tobą:

- [temat 1]
- [temat 2]
- [temat 3]

Bardzo dziękuję za zrozumienie. 

Z wyrazami szacunku,

[Twoje imię]

Jak wymigać się od cotygodniowego spotkania zespołu?

Niestety, nie wszystkie spotkania mają sens. Często jest tak w przypadku cotygodniowych spotkań zespołu, które dotyczą niewielkich aktualności z ostatniego tygodnia. Koszt czasowy takich spotkań bywa naprawdę ogromny i nie zawsze przekłada się na odpowiednie rezultaty. Jeśli Twoja obecność na spotkaniu nie jest kluczowa, możesz odmówić w uprzejmy sposób.

Witaj [imię],

jestem w trakcie przekształcania harmonogramu spotkań w kalendarzu, aby wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Obecnie wszystkie zasoby czasowe przeznaczam na [projekt x]. Jeśli moja obecność na spotkaniu okaże się jednak konieczna, dołączę w jego trakcie - proszę o wezwanie w odpowiednim momencie.

Pozdrawiam,

[Twoje imię]

Jak przekształcić spotkanie biznesowe w wysyłanie maili?

Czasem spotkanie biznesowe możesz (na początku) przekształcić w serię wiadomości mailowych. Umożliwia to obu stronom elastyczne podejście, nakreślenie ogólnych ram dotyczących projektu. W wielu przypadkach po serii wiadomości email przyjdzie czas na rozmowę telefoniczną lub spotkanie biznesowe twarzą w twarz. Plusem takiego rozwiązania jest ograniczenie konieczności spotkań osobistych do minimum. Naprawdę wiele spraw można załatwić mailowo.

Dzień dobry [imię],

Dziękuję za przesłaną wiadomość.

Niestety w najbliższych [dwóch tygodniach] nie mam możliwości spotkania się osobiście w celu omówienia szczegółów [projekt].

Jednak chciałbym / chciałabym rozpocząć pracę nad [projekt] w formie mailowej, jeśli nie ma Pan / Pani / nie masz nic przeciwko?

[informacje do omówienia]

Uprzejmie proszę o informację zwrotną dotyczącą powyższych [informacje]. Jeśli preferuje Pan / Pani / preferujesz tradycyjne spotkanie, dostępne terminy na dzień dzisiejszy to: 

- [termin 1]
- [termin 2]
- [termin 3]

Dziękuję za zrozumienie i życzę miłego dnia!

[Twoje imię] 

Jak przekształcić spotkanie biznesowe w rozmowę telefoniczną?

Pandemia Covid-19 nauczyła nas, jak wiele spraw możemy załatwić zdalnie. Jeśli zamiast spotkania wystarczy umówiona rozmowa telefoniczna lub wideorozmowa, skorzystaj z poniższego wzoru. Dzięki niemu pokażesz partnerowi biznesowemu chęć współpracy.

Dzień dobry [imię]!,

[Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze / Bardzo dziękuję za wiadomość z propozycją spotkania.]

Z chęcią omówię [treść propozycji] z Panem / Panią / Tobą. Zdaję sobie oczywiście sprawę, że w obecnym czasie Pana / Pani / Twój grafik jest wypełniony po brzegi. Proponuję zatem umówienie się na rozmowę telefoniczną / wideorozmowę.

W ten sposób podczas jednej rozmowy będziemy mogli omówić:
- [temat 1]
- [temat 2]
- [temat 3]

[Czy jest jakiś termin w tym tygodniu, który byłby dla Pana / Pani / Ciebie optymalny?]

Czy któryś z podanych propozycji terminu rozmowy Panu / Pani / Tobie odpowiada?
- [termin 1]
- [termin 2]
- [termin 3]

Jeśli nie, proszę o informację z optymalnym terminem.

Pod jakim numerem telefonu mogę się skontaktować?

Jeśli po naszej rozmowie telefonicznej zaistnieje potrzeba dodatkowego spotkania się osobiście, z przyjemnością umówię się z Panem / Panią / Tobą na dodatkowy termin.

Z góry dziękuję za zrozumienie.

Z wyrazami szacunku,

[Twoje imię]

Powyższe przykłady oczywiście nie wyczerpują wszystkich typów spotkań biznesowych, jednak dzięki zastosowaniu powyższych odpowiedzi, możesz zmniejszyć ilość spotkań, na których musisz się pojawić.

Na koniec kilka innych przykładów, kiedy warto chociażby przełożyć spotkanie na później:

• Spotkanie bez harmonogramu. Jeśli spotkanie nie ma planu, z pewnością będzie długie i nieproduktywne. Poproś o harmonogram przed spotkaniem.
• Burza mózgów. Aby skrócić takie spotkanie zaproponuj, aby każdy przygotował wstępną listę pomysłów i rozesłał do pozostałych uczestników mailem. Na spotkaniu pozostanie Wam omówienie najlepszych pomysłów.
• Szkolenie. Często szkolenia można nagrać i udostępnić w formie webinaru – pozwala to zrezygnować z obligatoryjnego uczestnictwa o określonej porze.