Niezależnie, czy pracujesz zdalnie czy też w tradycyjnym biurze, większość spraw załatwiamy w dzisiejszych czasach za pomocą maili. Często łatwiej jest zaprosić kogoś na spotkanie czy do udziału w projekcie właśnie mailowo. Jeśli dostaniesz taką wiadomość i zastanawiasz się, jak grzecznie odmówić zaproszenia mailem – mam dla Ciebie gotowe przykłady i wzory wiadomości, które możesz bez problemu wykorzystać w praktyce.
Jak grzecznie odmówić zaproszenie mailem?
Odmawianie spotkania może wydawać się trudne, jeśli chcemy wykorzystać do tego mail. Jednak najważniejsze, to zdecydować przed wysłaniem wiadomości, czy zamierzamy przełożyć spotkanie czy w ogóle chcemy z niego zrezygnować. Ta wiedza pomoże nam wybrać odpowiednią odpowiedź na zaproszenie.
Przełożenie terminu spotkania – wzór maila
Jak grzecznie odmówić zaproszenie mailem, jeśli termin spotkania nam nie odpowiada? Najlepiej od razu zaproponować maksymalnie trzy alternatywne terminy. Nie zostawiaj osobie zapraszającej wyboru innej daty – już jedną przecież zaproponowała i Ci nie odpowiada. Pamiętaj, aby w dodatkowej wiadomości potwierdzić nowy termin, który ustalicie.
Witaj [imię, nazwisko], dziękuję za zaproszenie na spotkanie. Niestety w oparciu o mój aktualny grafik, nie będę mógł [mogła] w nim uczestniczyć w zaproponowanym terminie [data spotkania]. Możemy zorganizować spotkanie w jednym z tych trzech terminów: [termin 1 - data i godzina, miejsce] [termin 2 - data i godzina, miejsce] [termin 3 - data i godzina, miejsce] Proszę o informację zwrotną, który termin będzie optymalny. Pozdrawiam serdecznie, [Twój podpis]
Prośba o informację zwrotną o spotkaniu – przykład maila
Jeżeli nie możesz uczestniczyć w spotkaniu i nie chcesz bądź nie masz możliwości jego zaproszenia, oto wzór dla Ciebie. W tej wiadomości prosisz o informację zwrotną o przebiegu spotkania i ustaleniach.
Witaj [imię, nazwisko], dziękuję za zaproszenie na spotkanie. Niestety w oparciu o mój aktualny grafik, nie będę mógł [mogła] w nim uczestniczyć. Proszę jednak o przesłanie informacji o działaniach po spotkaniu, w których będę mógł [mogła] pomóc. Będę wdzięczny [wdzięczna] za przesłanie notatki o przebiegu spotkania. Życzę owocnego spotkania i czekam na wiadomość. Pozdrawiam serdecznie, [Twój podpis]
Grzeczne odmówienie zaproszenia na spotkanie – wzór odpowiedzi mailowej
Ostatni omówiony przypadek dotyczy innej sytuacji. Czasem po prostu potrzebujesz znaleźć wzór maila odpowiadający na pytanie, jak grzecznie odmówić zaproszenia mailem. Odmowa może, ale nie musi zawierać uzasadnienia. Oczywiście dobrze jest podać powód, ale jeśli powodowałoby to konieczność skłamania, lepiej zostawić wiadomość bez powodu.
Witaj [imię, nazwisko], dziękuję za zaproszenie na [spotkanie]. Niestety nie będę mógł [mogła] w nim uczestniczyć [opcjonalnie: z powodu zbieżności terminu z innymi zobowiązaniami]. [Opcjonalnie, np. przy zaproszeniu na wesele: Jest mi niezmiernie przykro, że nie będę mógł / mogła być z Wami w tym ważnym dniu. Przesyłam pocztą gratulacje wraz z upominkiem. Wszystkiego najlepszego na nowej drodze życia i wspaniałej podróży poślubnej!] Życzę owocnego spotkania [dobrej zabawy]. Pozdrawiam serdecznie, [Twój podpis]
Zasady grzecznego odmawiania na zaproszenie mailem
Na koniec kilka uniwersalnych zasad grzecznego odmawiania na zaproszenie mailem (i nie tylko):
- Nie zwlekaj z odmową do ostatniej chwili. Jeśli już wiesz, że nie pojawisz się na spotkaniu, to szanuj czas drugiej osoby i daj znać z wyprzedzeniem.
- Uzasadnienie odmowy jest mile widziane, o ile jest szczere. W pewnych sytuacjach nie musisz uzasadniać odmowy, jednak w innych będzie to krok ku dobrym relacjom na przyszłość.
- Jeśli zaproszenie ma charakter ważnej uroczystości, podziękuj za nie odpowiednio. Dostałaś zaproszenie na ślub? Wyślij podziękowanie z upominkiem drogą pocztową.
- Upewnij się, że informacja mailowa dotarła do adresata. Wystarczy ustawienie potwierdzenia dostarczenia wiadomości w skrzynce lub krótki dopisek daj znać, że moja odpowiedź dotarła.
Jak grzecznie odmówić zaproszenie mailem – wzory
