Planowanie jest umiejętnością praktyczną, której możesz się nauczyć dzięki systematycznemu działaniu. Kiedy uczysz się jeździć na rowerze, czekają cię upadki. Podobnie jest w przypadku nauki planowania. Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy, gdy zaczynasz planować (lub dopiero o tym myślisz).
Błędy w planowaniu: wszystko albo nic
Bardzo łatwo jest ulec temu złudzeniu – muszę zaplanować wszystko co do minuty, albo nic z tego nie będzie. Wcale nie musisz. Możesz zaplanować tylko ramowy harmonogram dnia. Możesz podzielić dzień na bloki czasowe i według nich rozdzielać zadania. Jeśli zaczniesz od wpisania w elektroniczny kalendarz wszystkich ważnych wydarzeń w nadchodzącym roku – też będzie to dobry początek!
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z planowaniem, nie polecam rzucania się na głęboką wodę i pilnowania każdej minuty z zegarkiem w ręku. Jest bardzo prawdopodobne, że nie uda ci się zrealizować planu w pełni. A wtedy przyjdzie frustracja i zniechęcenie. Zacznij planowanie Metodą Małych Kroczków i stopniowo rozszerzaj zakres swoich działań na kolejne strefy życia.
Błędy w planowaniu: nie mam czasu na planowanie niczego!
Jeśli masz wrażenie, że w swój plan dnia nie wciśniesz nawet szpilki i dlatego nie możesz nic zaplanować, raczej jesteś w błędzie. Oczywiście, na początku planowanie będzie wymagało od ciebie sporo wysiłku związanego z uporządkowaniem bieżących (i zaległych) spraw. Z pewnością będziesz musiał poświęcić na to kilka dni. Szczególnie, jeśli chaos wdarł się w twoje życie prywatne i zawodowe.
Jeśli ciągle jesteś w “niedoczasie”, może warto przyjrzeć się swoim priorytetom. Polecam szczególnie artykuł o ich praktycznym zastosowaniu. Planowanie to zarówno sztuka wybierania tego, co zamierzamy zrobić, jak i tego, z czego zrezygnujemy.
Za dużo na głowie? Podstawowy błąd w planowaniu dnia
Zasiadasz wieczorem do planowania i wpisujesz na listę zadań 15, może nawet 20 pozycji. Od mniejszych zadań do dużych projektów i dajesz sobie na wszystko… 10 godzin. A potem, kiedy po 5 godzinach skreśliłeś 3 zadania z listy, zaczyna ogarniać cię frustracja i zniechęcenie.
Bo okazało się, że pierwsze zadanie wymaga wypełnienia mnóstwa dokumentów, o czym nie wiedziałeś. Drugie zadanie opóźnia się, ponieważ potrzebujesz potwierdzenia od Klienta. Trzecie zadanie poszło szybko, ale radość z jego wykonania została przyćmiona przez pozostałe kilkanaście zadań i nieubłaganie mijający czas…
Czy ta historia brzmi znajomo? Jednym z podstawowych błędów, jakie każdy z nas popełnia, jest optymistyczne planowanie. Zjawisko to polega w skrócie na uznaniu, że wszystko zrobimy szybko, sprawnie i bezproblemowo. Jednak rzeczywistość lubi weryfikować nasze ambitne plany i sprawdza naszą wytrwałość rzucając opóźnienia, awarie techniczne lub różnego rodzaju wirusy.
Daj sobie czas. Dosłownie. Zastosuj poduszkę czasową pomiędzy każdym zadaniem. Zawsze lepiej mieć trochę czasu w zapasie. Więcej o poduszkach czasowych przeczytasz w tym artykule.
Brak wyznaczonego czasu na planowanie
Kolejnym z podstawowych błędów, jakie możesz popełnić zaczynając planować jest… brak wyznaczonego czasu na planowanie! W ciągu tygodnia na ten cel powinieneś przeznaczyć co najmniej godzinę. Oczywiście, jeśli wizja godzinnego planowania wydaje ci się przerażająca, policz ile trwają dwa odcinki serialu na Netflixie. Właśnie.
Wrzuć w rozkład tygodnia (na przykład w tradycyjnym kalendarzu) blok czasowy o nazwie Planowanie. W tym czasie skupiasz się tylko na wyznaczaniu zadań na nadchodzący dzień lub tydzień. Zależnie od metody, jaką wybierzesz, możesz podzielić ten blok na codzienne piętnastominutowe bloki lub wybrać jeden dłuższy blok czasowy, na przykład raz w tygodniu wieczorem.
Nie trzymasz kalendarza przed sobą
Kalendarz to twoje podstawowe narzędzie pracy, kiedy planujesz i kiedy realizujesz swoje cele. Jeśli nie trzymasz kalendarza w widocznym, dostępnym miejscu cały czas, prawdopodobnie o połowie rzeczy zaplanowanych zapomnisz.
Drugą połowę może na chwilę zapamiętasz, ale jeśli jej szybko nie zapiszesz, z planowania nici. W dzisiejszym życiu zarówno w pracy zawodowej, jak i w sprawach prywatnych mamy do czynienia z mnóstwem rozpraszaczy. Nawet na chwilę odrywając się od pracy możesz… zapomnieć o swoich priorytetach. Dlatego miej kalendarz zawsze przed sobą.
Prosta droga do katastrofy… kiedy przestajesz planować czas wolny, czas dla bliskich i odpoczynek
W ferworze planowania łatwo jest zapomnieć o wyznaczeniu pory na odpoczynek, na twoje hobby i zainteresowania oraz na relaks. Nie zapomnij, że czas dla bliskich, przyjaciół i rodziny, również powinieneś wpisać w harmonogram dnia.
Tak samo ważne jest dbanie o odpowiednią ilość snu w ciągu doby. W planowaniu nie chodzi przecież o to, by ciągle robić coś więcej i wydajniej, ale żeby stworzyć takie życie, jakiego pragniesz. Dlatego musisz, absolutnie musisz zaplanować sobie czas na sen, odpoczynek, spotkania z bliskimi i rozwijanie własnych zainteresowań.
Jedna odpowiedź na “Najczęstsze błędy, gdy zaczynasz planować”
[…] którą przeczytasz, nagle pozbędziesz się wszystkich problemów związanych z organizacją czy planowaniem. Jednak ta technika naprawdę potrafi odmienić życie, ponieważ zmienia Twoje podejście do […]