Zarządzanie czasem w pracy – absolutne podstawy

Podziel się!

Zarządzanie czasem w pracy jest kluczowe nie tylko dla efektywności działania, ale przede wszystkim dla naszego zdrowia psychicznego. Żyjemy w czasach, kiedy stres związany z nadmiarem obowiązków, mnóstwem rzeczy do zrobienia na wczoraj sprawia, że nie dajemy rady poradzić sobie z codziennymi wyzwaniami. Jednak w tym szaleństwie jest metoda.

W dzisiejszym artykule znajdziesz sprawdzone sposoby i strategie, które – konsekwentnie wdrażane – pomogą Ci zwiększyć efektywność, produktywność i lepiej zarządzać najważniejszym zasobem – czasem.

Oczywiście, im więcej masz obowiązków, tym więcej pojawia się okoliczności, na które nie masz wpływu (lub masz niewielki). Jednak zawsze w życiu sprawdza się zasada, że należy skupić się na tym, na co mamy wpływ. Nie uda się w pełni uniknąć rozpraszających maili, przerywania pracy przez współpracowników, niezaplanowanych zadań na wczoraj. Jednak są pewne sposoby, aby zarządzanie czasem w pracy pomogło nam wykonać to, co najważniejsze. Oto podstawy zarządzania czasem w pracy.

Zrób audyt… swojego czasu

Jeśli od tego nie zaczniesz, nie warto w ogóle czytać tego artykułu dalej. Prawda jest taka, że każdy z nas w mniejszym lub większym stopniu unika obiektywnego spojrzenia na to, co robi ze swoim czasem w pracy. Jednak przyjrzenie się swojemu zarządzaniu czasem i faktycznej produktywności to pierwszy krok, aby rozpocząć zmiany. Oczywiście śledzenie samej siebie może sprawić, że zaczniesz zachować się lepiej niż do tej pory, ale nawet jeśli tak się stanie, wyjdzie Ci to na dobre. Zaczniesz lepiej zarządzać sobą w czasie, a już dzięki temu Twoje wyniki w pracy się polepszą.

Celem audytu czasu w pracy jest znalezienie odpowiedzi na pytania:

• Kiedy jesteś najbardziej produktywna i efektywna w pracy?
• Na co tracisz i marnujesz najwięcej czasu?
• Ile faktycznie jesteś w stanie zrobić każdego dnia pracy?
• Co najczęściej powoduje rozproszenie w pracy?

Dopiero w oparciu o powyższe informacje możesz sprawdzić, co da się ulepszyć i jak stworzyć harmonogram dnia w pracy.

Czas na harmonogram dnia pracy

Jeśli na dźwięk słowa harmonogram dostajesz spazmów, pamiętaj, że nie chodzi o kontrolowanie. Raczej potraktuj harmonogram jako ramy, które pozwolą Ci powrócić do tego, co rzeczywiście chcesz zrobić, po tym, jak coś Cię rozproszy. Nie ma nic bardziej motywującego i inspirującego niż wiedzieć co robić dalej. Dobrze zrobiony harmonogram dnia to podstawa zarządzania czasem w pracy.

Oczywiście, jak każdy plan, Twój harmonogram z pewnością będzie wymagał stałych korekt kursu. Jest to normalne zjawisko, ktoś rozproszy Twoją uwagę, coś nieoczekiwanego się wydarzy. W zasadzie możesz być pewna, że tak będzie. Jednak mając jakąś (choćby najprostszą) strukturę dnia codziennego, łatwiej powrócisz do swoich działań, kiedy już uporasz się z pożarem.

Pamiętaj jednak, aby nie mylić harmonogramu dnia z listą zadań do zrobienia. Harmonogram określa – w dużym uproszczeniu – jakimi typami zadań będziesz się zajmować w określonym czasie. Lista z kolei podpowie Ci, które zadania zrobić (konkretne czynności).

Aby dowiedzieć się więcej o harmonogramach przeczytaj koniecznie artykuły o blokach czasu i poduszkach czasowych.

Zarządzanie czasem w pracy opiera się na listach zadań

Po zrobieniu audytu czasu i ustanowieniu ramowego harmonogramu czasu pracy czas na zaktualizowanie (lub stworzenie, jeśli dotychczas tego nie robiłaś) listy zadań. Jest wiele metod tworzenia list zadań, jak popularna metoda

. Możesz tworzyć listy w postaci papierowej, cyfrowej, a także mieszanej (hybrydowej).

Często mylimy zadania na liście z projektami. Przez projekt możemy rozumieć każde zadanie, które składa się z wielu mniejszych zadań. Powiedzmy, że masz się zająć czymś, czego do tej pory nie robiłaś. Pierwszym punktem na liście zadań nie będzie zatem zrobić x, tylko dowiedzieć się, jak zrobić x. Może to wydaje się oczywiste, ale zapisywanie drobnych działań pomaga usunąć lęk przed dużym, czekającym od dawna projektem, którego tak unikasz.

Czy wiesz, że większość rzeczy, których nie zapiszesz, zapomnisz?

A teraz określ priorytety na liście zadań

Samo zrobienie listy zadań niestety nie sprawi, że od razu zaczniesz lepiej zarządzać sobą w czasie. Nawet wykonywanie zadań z listy nie przyniesie Ci pożądanych rezultatów, jeśli nie nadasz każdemu z zadań odpowiedniego priorytetu. Oddzielanie ziarna od plew to umiejętność, która szlifowana każdego dnia wyniesie Cię na wyżyny efektywności. Możesz przez cały dzień być ogromnie zajęta, a pod koniec dnia ze zdziwieniem stwierdzić, że nic ważnego tego dnia nie zrobiłaś. To właśnie brak priorytetyzacji w praktyce (i może dodatkowo syndrom wiecznie zajętego człowieka).

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z priorytetyzacją zadań i wydaje Ci się to przytłaczające, koniecznie zerknij na dwie proste i łatwe do wprowadzenia metody: matrycę zarządzania czasem Eisenhowera oraz metodę priorytetyzacji ABCDE.

Jak zabrać się do pracy? Wykorzystaj technikę Pomodoro

Masz harmonogram, listę zadań i priorytety. Teraz pozostaje najłatwiejsza (ha, ha!) część pracy, czyli realizacja zadań. W dzisiejszym świecie bardzo łatwo o liczne rozpraszacze, na czele z naszymi smartfonami. Dlatego kluczowe jest, abyś poznała już na początku najbardziej efektywną metodę realizacji zadań. Oczywiście to wspomniane wcześniej bloki czasowe.

Harmonogram dnia dzielimy na mniejsze cząstki czasu. Na przykład, jeśli zaplanowałaś odpowiadanie na maile w każdy czwartek od 14:00 do 16:00, powinnaś jeszcze wyznaczyć mniejsze wycinki czasu w większym bloku. Brzmi skomplikowanie? Ale jest proste, już tłumaczę.

Technika nazywa się Pomodoro i jest doprawdy genialna w swej prostocie! Polega na podzieleniu zadania na 25-minutowe bloki czasu, w których dajesz z siebie wszystko. Pomiędzy blokami robisz 5 min przerwy.

Dlaczego warto to zrobić? Zdecydowana większość ludzi nie potrafi się skupić na czas dłuższy niż 25 minut. Oczywiście, możesz nie być jak większość i potrafić się skupić jedynie przez kwadrans albo może nawet przez godzinę i więcej na jednym zadaniu. Dlatego potraktuj proszę technikę Pomodoro w sposób elastyczny i dopasuj do swoich możliwości.

Co więcej, dwugodzinny blok zadań potrafi zadziałać… demotywująco, a przez to po upływie kilkudziesięciu minut oddajesz się ulubionym rozpraszaczom. Łatwiej jest obiecać sobie na przykład, że będziesz pracować przez 25 minut, a potem na kawę czy przejrzenie ulubionej strony poświecisz 5 minut.

Zarządzanie czasem w pracy – co dalej?

Teraz znasz już absolutne podstawy, dzięki którym zarządzanie czasem w pracy staje się łatwiejsze. Oczywiście, nie jest to koniec drogi ku lepszemu (w myśl zasady kaizen). W następnych artykułach znajdziesz kolejne porady dotyczące zarządzania czasem w pracy, dlatego zapisz się koniecznie do newslettera, aby ich nie przegapić.