3 zasady planowania, które musisz znać!

Podziel się!

Planowanie to umiejętność praktyczna. Oznacza to, że możesz się go nauczyć tylko i wyłącznie, jeśli będziesz systematycznie ćwiczyć. Aby rozpocząć przygodę z planowaniem warto poznać 3 podstawowe zasady, które pomogą Ci wydajnie i sprawnie planować każdy dzień. Jakie są zasady planowania? Dowiesz się z tego wpisu.

#1 zasada planowania: zapisz, bo zapomnisz!

Naukowcy od wielu lat fascynują się sposobem działania naszego mózgu oraz procesem zapamiętywania (i zapominania!) informacji. Ostatnio trafiłam na badania mówiące, że większość informacji, których nie zapiszemy w maksymalnie 17 sekund, na zawsze wyleci nam z pamięci krótkotrwałej i nigdy nie przejdzie do długotrwałej. Co to oznacza w praktyce? Jeśli nie zapiszesz swoich planów, o większości zwyczajnie… zapomnisz!

Stosując się do prostej zasady planowania mówiącej, że wszystkie plany należy zapisywać, jesteś w stanie prowadzić efektywny system organizacji czasu. Powiedzmy, że prowadzisz własną działalność i obiecujesz Klientowi, że oddzwonisz do niego jutro około 10 rano. Jeśli w żaden sposób nie zanotujesz tego faktu, istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że o tym zapomnisz. Od rana natłok spraw sprawi, że nie przyjdzie Ci do głowy chwycić za telefon.

Zapisane = zaplanowane!

Jak wyrobić w sobie nawyk zapisywania?

• Trzymaj pod ręką mały notatnik – koniecznie w komplecie z długopisem lub ołówkiem. Gdy tylko coś nowego wyniknie lub coś Ci się przypomni, zapisuj to w notatniku.
• Jeśli nie możesz użyć notatnika, wykorzystaj telefon. Dopisz przypomnienie, zrób notatkę lub ustaw wydarzenie w kalendarzu.
• Pod wieczór czas na przegląd wszystkich zapisków z danego dnia – zarówno tych w formie drukowanej, jak i elektronicznej – i wpisanie ich w kalendarz lub planer.

#2 zasada planowania: nie daj się przytłoczyć drobiazgom!

Każdy z nas ma codziennie do zrobienia mnóstwo czynności. Często są to drobne, małe rzeczy, których zrobienie zajmie nam nie więcej niż kilka minut. Jednak często odkładamy je właśnie dlatego, że wydają nam się drobiazgami. Potem, później, teraz mam ważniejsze sprawy na głowie… i nagle ucieka Ci cały dzień, a drobiazgów z kilku miesięcy uzbierało się… na ponad tydzień wytężonej pracy!

Pamiętasz, gdy sobie mówiłeś (nie zapisałeś), że musisz dziś zapłacić rachunek? Ale to przecież chwila, więc zrobisz to przed snem. Nie robisz, bo zasypiasz na kanapie. Albo sytuacja, kiedy ciągle odkładasz odesłanie sprzętu do naprawy na gwarancji, a potem okazuje się, że gwarancja minęła? A może od tygodni wymieniasz baterię w pilocie? Nie masz czasu dokręcić zawiasów w szafce, a potem drzwiczki nagle z hukiem spadają Ci na stopę? Nie zapisałeś na liście zakupów proszku do prania, a potem po powrocie do domu okazuje się, że nie ma go wcale?

Aby skutecznie planować i organizować czas, koniecznie skorzystaj z dobrodziejstw drugiej zasady planowania i ogarniaj drobiazgi jak najszybciej!

Szybko zajmuj się drobnymi czynnościami, a nie urosną do rangi wielkiego problemu!

Jak nie dać się drobiazgom?

• W przypadku drobnych czynności koniecznie skorzystaj z pierwszej zasady planowania. Każdą rzecz, która wyniknie w ciągu dnia zapisuj.
• Jeśli coś się skończyło, od razu dopisz to do listy zakupów spożywczych. Jak planować zakupy spożywcze, poczytasz tutaj.
• Jeśli tylko możesz zrobić coś od razu, zrób to koniecznie! Szybkie potwierdzenie spotkania mailem? Wysłane i z głowy!
• Każdego dnia przeznacz co najmniej 10 minut na zrealizowanie spraw z listy drobiazgów. W ten sposób unikniesz narastania zobowiązań.

#3 zasada planowania: Twój czas nie jest rozciągliwy!

Tak samo, jak nie jesteś w stanie uszczęśliwić wszystkich, nie możesz też zrobić więcej, niż daje Ci doba. Jakąś część dnia musisz przeznaczyć na sen oraz czynności związane z domem i ogarnięciem wokół siebie, ewentualnie bliskich. Ciągłe zabieranie sobie czasu w tych obszarach i przeznaczanie ich na nadrabianie zaległości w dłuższej perspektywie nie przyniesie Ci korzyści. Może też skończyć się źle. Dlaczego? Twoja wydajność spada, jeśli nie masz możliwości chociaż na chwilę oderwania się od obowiązków.

Dla mnie realizowanie celów od zawsze było przyjemnością samą w sobie, jednak jeśli codziennie przychodząc do domu masz grafik wypełniony po brzegi tak, że na sen zostają Ci 4 godziny – czas zweryfikować to, co robisz. Czy zdarza się, że Twój czas wypełniają same prośby innych ludzi? Ich oczekiwania oraz ich potrzeby stawiasz ponad swoimi zadaniami? To prosta droga do porażki! Jeśli ciągle będziesz coś robić dla innych i zaniedbasz przy tym własne zobowiązania, stracisz nie tylko pieniądze, ale też… satysfakcję z czynienia dobra!

Twój czas jest cenny. Czas innych ludzi też jest cenny. Szanujmy się nawzajem.

Jak lepiej wykorzystać ograniczony czas?

• Ciężki okres w życiu? Sezon we firmie? Czas sesji na studiach? Ogranicz rozpraszacze! Więcej o efektywnej pracy poczytasz tutaj.
• Pobaw się w skreślanie. Co naprawdę musisz teraz zrobić? Za co grożą Ci konsekwencje, a za co nie? To, co absolutnie nie jest na wczoraj, odłóż na potem. Jakaś sprawa już się przeterminowała? Skreślasz i biegniesz dalej!
• Polub słówko “nie”. Ewentualnie rozwiń do “bardzo chciałbym Ci pomóc, ale nie mam czasu. Na pewno sobie poradzisz”. Nie obiecuj tego, czego nie możesz spełnić. Pamiętaj, że częścią trzeciej zasady planowania jest asertywność. Czy chciałbyś, aby ktoś Ci coś obiecał, a potem tego nie zrobił? Albo spóźnił się z terminem? Lub też zrobił coś z łaski? No właśnie. Lepiej odmówić i skupić się na tym, co faktycznie jesteś w stanie zrobić.
• Analizuj korzyści. Czy warto angażować się w ten projekt? Co mi to da w długofalowej perspektywie? Jakie są koszty? A koszty ukryte?