Otwierasz skrzynkę mailową i oto jest ono: zaproszenie na spotkanie, na które nie chcesz iść. Jeśli zastanawiasz się, kiedy odmówić spotkanie, a kiedy na nie pójść, oto krótki artykuł, który pomoże Ci podjąć decyzję. Czasem po prostu musisz odmówić spotkanie, ale często do końca nie wiesz, czy ma sens na nie uczęszczać, czy nie ma sensu się na nim pojawić. Czas odpowiedzieć sobie na pytanie, ile jest wart Twój czas.
Kiedy odmówić spotkanie, czyli jaka jest jego wartość?
Zacznij od zastanowienia się, jaka jest wartość spotkania, na którą otrzymałaś zaproszenie. Czy spotkanie dotyczy czegoś ważnego, aktualnego tematu i wydaje się warte inwestowania swojego czasu? Czy posiadasz jakieś informacje o tematyce spotkania, może znany jest jego harmonogram? Dowiedz się, czy na spotkaniu będą wszystkie niezbędne osoby, aby tematyka spotkania mogła przekuć się na praktyczne działania.
Jeżeli tematyka spotkania nie jest dla Ciebie jasna, pamiętaj, że masz prawo otrzymać więcej informacji. Oto przykładowe pytania, które możesz zadać osobie zapraszającej:
- Czy możesz podać mi więcej informacji o planie spotkania?
- Czy na tym spotkaniu podejmujemy jakieś decyzje?
- Jak mogę się przygotować do spotkania?
Czy akurat Ty powinnaś uczestniczyć w spotkaniu?
Czasem dostajesz zaproszenie na spotkanie do którego nic nie wniesiesz. Takie spotkania są stratą czasu nie tylko dla Ciebie, ale i dla organizatora. Upewnij się, czy posiadasz odpowiedni zakres decyzyjności lub umiejętności czy informacje, które przyczynią się do owocnego zakończenia spotkania. Może masz zbyt wysokie lub zbyt niskie kwalifikacje? Dobrze jest spytać osobę organizującą spotkanie:
- Jak widzisz moją rolę w spotkaniu, co mogę do niego wnieść?
- Kto jeszcze z mojego działu będzie na spotkaniu?
- W czyim imieniu mam wystąpić na spotkaniu?
Zakładając, że spotkanie, na które dostałaś zaproszenie jest wartościowe i chcesz uczestniczyć w dyskusji i procesie decyzyjnym, pora odpowiedzieć sobie na pytanie – co jest dla mnie priorytetem?
Kiedy odmówić spotkanie? Kiedy nie jest wysoko na liście Twoich priorytetów!
Interesująco zapowiadające się spotkanie może stać w sprzeczności z Twoimi priorytetami. Jeśli cierpisz na niedoczas i masz duże zaległości, czy to spotkanie jest kluczowe dla osiągnięcia Twoich celów? Jak cel spotkania ma się do Twoich aktualnych zobowiązań? Czy Twój udział naprawdę jest niezbędny, a może uda Ci się oddelegować kogoś na to spotkanie?
Jak zarekomendować kogoś zamiast mnie na spotkanie?
Możesz wykorzystać którąś z poniższych formułek:
- Jest mi bardzo miło z powodu zaproszenia na spotkanie. Nie wydaje mi się jednak, by moje kwalifikacje były zbieżne z tematem spotkania. Wydaje mi się, że osoba X o wiele bardziej by się do tego nadawała. Mam nadzieję, że nie będzie problemem, jeśli zaprosisz osobę X zamiast mnie – dla dobra sprawy, oczywiście!
- Osobą decyzyjną w sprawach omawianych na spotkaniu jest osoba X. Będzie bardziej na miejscu, jeśli to ona pójdzie na spotkanie.
- Dziękuję za zaproszenie na spotkanie, jednak na razie mój udział nie jest konieczny. Przyślę w moim imieniu osobę X.
Jak wziąć udział w spotkaniu… nie biorąc w nim udziału?
Czasem udaje się ominąć spotkanie, jeśli swoją część pracy zrobisz wcześniej i przekażesz odpowiedniej osobie w Twoim imieniu – jako Twój wkład w spotkanie. Oto przykładowe wzory:
- Zapowiada się ciekawe spotkanie, jednak nie będę mogła w nim uczestniczyć. Jeśli to możliwe, prześlę Ci moje przemyślenia i pytania do tematu, aby dodać je do agendy spotkania.
- Niestety nie mogę pojawić się na spotkaniu. Czy mogłabym przekazać Ci moje pomysły wcześniej, abyś je mogła przedstawić na spotkaniu?
Czasem możesz uczestniczyć tylko w części spotkania. Dobrze jest w takiej sytuacji poprosić o przesunięcie interesującej Cię części na czas, kiedy będziesz dostępna.
Kiedy odmówisz spotkanie… z pewnością ktoś odmówi także Tobie!
Wiele spotkań można zamienić na maila, współdzielony projekt w Asanie czy po prostu krótki telefon. Pamiętaj, że cenisz swój czas i większość ludzi ma tak samo. Dlatego nie zdziw się i nie oburzaj, kiedy ktoś odmówi udziału w Twoim spotkaniu. W końcu sama tak robisz i sprawdza się to doskonale, prawda?
