Podziel się!

Kalendarz to jedno z podstawowych i powszechnie dostępnych narzędzi do planowania. Z dzisiejszego wpisu dowiesz się, jak planować w kalendarzu. Ogrom rozwiązań, od kalendarzy ściennych, przez kalendarze biurkowe, kalendarze książkowe (dzienne, tygodniowe) aż do kalendarzy w naszych smartfonach i laptopach – to może przyprawić o zawrót głowy! Jednak nie powinniśmy bać się planowania w kalendarzu. Odpowiednio dobrany pozwoli nam osiągnąć zamierzone cele.

Czy kalendarz sprawdza się do planowania?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Kalendarz sprawdzi się do planowania u części z nas, za to u innych kompletnie nie zda egzaminu. Dlaczego tak się dzieje? Planowanie w kalendarzu wymaga… noszenia go wszędzie ze sobą. Nie każdy lubi dźwigać ze sobą kalendarz książkowy codziennie do pracy czy na uczelnię. Dla mnie nie jest to problem, ale jeśli odstrasza Cię myśl o noszeniu dodatkowych kilogramów, wybierz inną metodę planowania. W kalendarzu powinna znajdować się odpowiednia ilość miejsca na Twoje zapiski. Dlatego też mały kieszonkowy kalendarzyk może okazać się nieodpowiedni do planowania. O tym, jaki kalendarz wybrać, możesz poczytać więcej w tym poście. Jeśli chcesz do planowania używać tylko i wyłącznie kalendarza, wówczas sensownym wyborem będzie taki w formacie A5, a nawet B5. Dobrze, jeśli kalendarz poza zwykłym układem dziennym w ujęciu godzinowym ma na każdej stronie miejsce na notatki. Dla mnie ze względu na małą ilość miejsca do planowania wyłącznie w kalendarzu nie sprawdzi się taki z układem tygodniowym. Jednak wszystko zależy od tego, ile rzeczy musisz w kalendarzu zapisać.

Jaki kalendarz wybrać do planowania?

Dobry kalendarz do planowania powinien zawierać:

• układ dzienny godzinowy z dodatkowym miejscem na notatki;
• miejsce na wpisanie często wykorzystywanych danych, jak nr telefonu czy nr naszego konta bankowego;
• dodatkowe strony z kalendarzem w układzie rocznym;
• sekcję na notatki (chociaż zawsze możesz do kalendarza włożyć kilka karteczek lub nosić dodatkowy, mały notatnik)

Osobiście od kilku lat do planowania wybieram kalendarz książkowy marki Panta Plast w ujęciu dziennym. Dla mnie to rozwiązanie jest na razie najlepsze, jeśli chodzi o kalendarz. Mam wersję w formacie A5, układ dzienny. Zaletą tego kalendarza jest dodatkowe miejsce na długopis, zakładka, którą możesz zaznaczyć dany dzień oraz oznaczone specjalnymi kolorami poszczególne miesiące. Twarda obwoluta z zapięciem magnetycznym sprawia, że kalendarz nawet po wielu miesiącach użytkowania wygląda praktycznie jak nowy. Minusem jest brak możliwości dokupienia samych wkładów na nowy rok, zawsze trzeba kupić cały kalendarz z obwolutą.

Jak planować w kalendarzu?

Skoro mamy już odpowiedni kalendarz, teraz warto poświęcić chwilę na odpowiednie przygotowanie się do planowania w ten sposób. Dla mnie najlepiej sprawdza się ogarnięcie kalendarza wstępnie na początku roku (chociaż w sumie to kupuję kalendarz na nowy rok najpóźniej w listopadzie poprzedniego roku).

Wstępne planowanie w kalendarzu

Wstępne planowanie w kalendarzu polega na wpisaniu do niego wszystkich ważnych dat, o których już wiemy. Ja wszystkie ważne daty wypisuję na górze strony, zazwyczaj kolorem czerwonym. Poniżej znajdziesz spis ważnych dat do wpisania w kalendarzu.

Ważne daty do wpisania w kalendarzu

• Urodziny wszystkich bliskich Ci osób, a także osób, z którymi jesteś związany biznesowo.
• Imieniny wszystkich bliskich Ci osób, a także osób, z którymi jesteś związany biznesowo.
• Jeśli dowiesz się o czyjejś rocznicy ślubu, koniecznie wpisz ją w kalendarz! Tak samo, jeśli zostaniesz zaproszony na ślub, od razu wiesz, kiedy wypadają kolejne rocznice.
• Dni, w których przedszkole / szkoła Twoich dzieci są zamknięte i wiesz o tym wcześniej. Taką rozpiskę na następny rok szkolny publikuje zarówno każda szkoła, jak i możesz ją znaleźć w internecie. Uwzględniasz ferie, przerwę świąteczną i wakacje.
• Cykliczne, ważne daty, np. terminy zapłaty rachunków czy dzień, w którym odnawia się subskrypcja na jakąś aplikację (szczególnie taka, którą testujesz!).
• Święta, także te mniej popularne i zwariowane.

Czym są przypominajki w kalendarzu?

Drugim etapem wstępnego planowania w kalendarzu jest uzupełnienie wcześniej wypisanych dat o tzw. przypominajki, ja zaznaczam je zwykle dodatkowo zakreślaczem w wybranym kolorze. Czym są przypominajki? To przypomnienia o danej dacie wpisane określony czas przed wystąpieniem wydarzenia. Przykład? Twój chłopak ma za miesiąc imieniny? Tydzień przed tą datą piszesz przypominajkę, aby zamówić tort, a 3 tygodnie przed zapisujesz, aby poszukać upominku. Przypominajki sprawiają, że nic ważnego Ci już nie umknie. Aby sprawnie planować w kalendarzu, poniżej lista przykładowych przysominajek, które warto wpisać w swój kalendarz.

Jakie przypominajki wpisać planując w kalendarzu?

Urodziny / imieniny:

• • Kupić tort
  • Wysłać zaproszenia dla gości
  • Zamówić salę / lokal
  • Kupić prezent
  • Zamówić dekoracje / ubrania
•  Rocznica np. ślubu:
  • Kupić i wypisać kartkę z życzeniami
  • Wysłać kartkę z życzeniami
  • Zorganizować wieczór we dwoje
  • Zorganizować imprezę
• Święta np. Bożego Narodzenia:
  • Kupić prezenty
  • Kupić + wypisać kartki świąteczne
  • Wysłać kartki świąteczne
  • Kupić opłatek
  • Zamówić catering / podzielić pracę przy świątecznych daniach
• Ważne daty:
  • Zapłacić rachunki do 10. dnia m-ca
  • Przygotować PIT do  dnia…
  • Wystawić korektę faktury…

Gdy Twój kalendarz zostanie już wstępnie wypełniony wszystkimi ważnymi datami, świętami i przypominajkami, zaczyna się prawdziwe planowanie. Więcej o tym, dlaczego warto planować, możesz poczytać tutaj. Poradnik planowania dla początkujących możesz znaleźć w tym wpisie, zaś aby uniknąć podstawowych błędów przy wdrażaniu planu w życie – przeczytaj ten artykuł. Skoro już masz za sobą podstawy, przedstawię Ci prosty sposób na efektywne planowanie tylko i wyłącznie w kalendarzu.

Jak planować w kalendarzu – codzienna praktyka

Pierwszą i najważniejszą rzeczą, o której musisz pamiętać planując w kalendarzu jest jedna z podstawowych zasad planowania (więcej na ten temat przeczytasz w tym wpisie). Zasada ta mówi, że wszystko, co ważne trzeba zapisać. Jeśli nie będziesz się stosować do tej zasady, całe planowanie w kalendarzu okaże się tylko frustrującym eksperymentem. A przecież Tobie zależy na uporządkowaniu swojego życia. Zatem kalendarz zastępuje Ci dotychczasowe źródła informacji o tym, co należy zrobić. Do takich źródeł należeć będą m.in.:

• przypomnienia w komórce – łatwo je zignorować!
• maile z rzeczami do zrobienia
• listy zadań pisane na różnych karteczkach
• Twoja głowa.

Skoro już wiesz, że wszystko zapisujesz tylko w jednym miejscu, możesz stworzyć swój własny schemat zapisywania w kalendarzu. Oczywiście pokażę Ci mój, ale weź pod uwagę, że to, co sprawdza się u mnie, niekoniecznie sprawdzi się u Ciebie i vice versa. Dlatego też jest to pewnego rodzaju wskazówka, którą powinieneś dostosować do swojego trybu życia. Od razu zaznaczę też, że do planowania nie używam obecnie tylko i wyłącznie kalendarza. Z racji prowadzenia kilku własnych firm i udzielania się w projektach dodatkowych nie jestem w stanie zarządzać wszystkimi zasobami z poziomu kalendarza. Wcześniej, w okresie, kiedy łączyłam np. pracę ze studiami, kalendarz wystarczał mi do efektywnego planowania. Dlatego też jeśli nie musisz w danym momencie panować nad wieloma projektami, zdecydowanie zmieścisz się w kalendarzu. Opisany schemat jak najbardziej wystarczy Ci do sprawnej organizacji dnia codziennego.

Jak planować w kalendarzu – co i gdzie zapisywać?

Poniżej przykładowy, bardzo prosty schemat zadań w ujęciu dziennym. Oczywiście ja zapisuję wszystkie pomniejsze zadania, nawet tak drobne, jak wynieść śmieci czy przygotować śniadanie na następny dzień. Tutaj jednak macie zarys przykładowego dnia. Moje zapiski dzielę na dwie podstawowe sekcje. Pierwsza z nich to harmonogram godzinowy, gdzie zapisuję wszystko, co mam do zrobienia w danej godzinie. Jeśli moja praca opierałaby się na zadaniach zleconych odgórnie, wystarczyłoby ją ująć w prywatnym kalendarzu w boku czasowym o nazwie praca. Ja jednak wyszczególniam wszystkie zadania, aby o żadnym nie zapomnieć. W harmonogramie zapisuję nie tylko samo wydarzenie, ale zawsze też to, co jest mi wtedy potrzebne. Dla przykładu, jeśli jadę na urodziny Mamy, to zabieram ze sobą prezent. Jeśli jadę na spotkanie służbowe, zabieram ofertę i laptopa. Harmonogram to dla mnie też miejsce, w które wpisuję swoje prywatne przyjemności, np. czytanie książki. Takie zapiski są pomocne, szczególnie jeśli masz tendencję do odpuszczania sobie pod koniec dnia. Druga sekcja dziennego kalendarza to miejsce, które nazywam notatki. Jeśli Twój kalendarz jej nie ma, nic straconego, wystarczy, że wydzielisz przestrzeń z harmonogramu godzinowego oddzielając ją np. linią. Jeśli jednak Twój harmonogram godzinowy jest wypełniony po brzegi, na notatki pozostaje Ci dodatkowa karteczka lub… cały notes! Możesz też wykorzystać dodatkowe strony w większości kalendarzy znajdujące się na końcu, czyli notatki (albo strony na numery telefonów, używacie to jeszcze?). Co znajduje się w sekcji notatki? U mnie – wszystko, co na bieżąco mi się przypomni lub zaistnieje. Jeśli dla przykładu przypomni mi się, że czas już pomyśleć o zakupie nowego kalendarza, wpisuję to w sekcji notatki. Jeśli pora na wizytę u fryzjera, również taka adnotacja się pojawia. W sekcji notatki nie znajdują się nigdy zadania, które są do wykonania danego dnia. Jednak zadania z sekcji notatki należy tego samego dnia wieczorem przenieść na konkretną godzinę i konkretny dzień i wykreślić. Jeśli nie mogę jeszcze określić, kiedy konkretne zadanie z sekcji notatki będę mogła wykonać, to przenoszę je np. do notatek za dwa tygodnie / miesiąc. Ważne, aby zadania z sekcji notatki nigdy nie pozostawały bez swojego umiejscowienia w przyszłym harmonogramie. Istnieje bardzo, ale to bardzo duże prawdopodobieństwo, że o nich zapomnisz. W końcu patrzysz do przodu, a nie wstecz.

Jak planować w kalendarzu – niezbędne nawyki, aby się udało!

Pierwszy, niezbędny nawyk to zapisywanie wszystkiego. Bez tego podstawowego narzędzia planowania wszystkie inne nawyki nie pomogą Ci skutecznie planować ani w kalendarzu, ani gdziekolwiek indziej.

Zapisuj wszystko, od terminów spotkań, przez obiecany telefon do przyjaciółki, aż po konieczność zakupu nowych opon zimowych. Ponad 90% tego, czego nie zapiszesz, bezpowrotnie Ci umknie!

Drugi niezbędny nawyk potrzebny do skutecznego planowania w kalendarzu to realizowanie zadań. Co z tego, że zapiszesz sobie świetny harmonogram, jeśli w ogóle go nie wykonasz? Oczywiście, zdarza się, że cały dzień musisz przeorganizować przez jakieś zdarzenie losowe. Jednak bądźmy szczerzy – większość zdarzeń „losowych” tak naprawdę jest naszym wyborem. Jeśli zaśpisz do pracy, bo do 2 w nocy przeglądałeś Facebooka, to nie jest zdarzenie losowe.

Czerpiemy satysfakcję z realizacji zadań. Prawdziwą radością potrafi być skreślenie zadania z harmonogramu! Dlatego dobrze jest na początek dnia ustawić kilka prostych, szybkich w realizacji zadań, które poprawią Twoje samopoczucie, gdy je skreślisz 🙂

Trzeci z niezbędnych nawyków przy planowaniu w kalendarzu to szczerość i realizm. Oczywiście, pozytywne nastawienie do działania zawsze jest mile widziane, ale jednym z podstawowych błędów, które popełniamy tworząc plan dnia jest upychanie. Upychamy więc na maksa, co się tylko da w każdą szczelinę w naszym dniu. A tu się okazuje, że w sklepie kolejka, korki, a na zatwierdzenie projektu czekamy nie 15 minut, a dwie godziny. Jeśli zazwyczaj sprzątanie domu zajmuje Ci 6 godzin, to wpisywanie tego w harmonogram na 2 godziny jest zwykłym brakiem szczerości wobec siebie samego.

Szczerość w planowaniu objawia się w realnym spojrzeniu na to, co możesz zrealizować w określonym czasie. Realizm w planowaniu objawia się w szczerym spojrzeniu na to, ile potrzebujesz dodać czasu pomiędzy zadaniami na przewidywalne – lub nieprzewidywalne – opóźnienia.

Jak planować w kalendarzu – najważniejsza zasada, dzięki której Ci się uda:

Na koniec najważniejsza moim zdaniem zasada, która sprawi, że uda Ci się sprawnie i skutecznie planować w kalendarzu.

Planowanie jest dla mnie, a nie ja dla planowania. Kalendarz jest moim sprzymierzeńcem, który pomaga mi zachować wolność wyboru i osiągnąć to, co jest dla mnie najważniejsze.