Podziel się!

Może czasem trudno w to uwierzyć, ale każdy z nas ma do dyspozycji te same 24 godziny. Oczywiście, w wyniku podjętych wcześniej decyzji dzielą nas zobowiązania i sytuacja życiowa. Jednak niezależnie od tego, na jakim etapie życia się znajdujesz, zawsze możesz się dowiedzieć, jak lepiej zaplanować dzień.

Czy zastanawiasz się, jak to się dzieje, że niektórzy ludzie osiągają tak wiele, a inni praktycznie nic w tym samym czasie? Moim zdaniem kluczowe znaczenie mają tutaj dwie rzeczy: planowanie i samodyscyplina. W dzisiejszym artykule zajmiemy się planowaniem, czyli dowiemy się, jak lepiej zaplanować dzień?

Kup kalendarz albo planner.

Zgadzam się, można planować w bullet journal albo nawet w zeszycie, ale najwygodniejszy i najsprawniejszy pod względem efektywności zawsze będzie kalendarz / planner. Jeśli nie wiesz, czy wybrać planner czy kalendarz, zacznij od kalendarza. Tutaj dowiesz się, jaki kalendarz wybrać, a w tym artykule, jak planować w kalendarzu. Nie masz kalendarza? Tutaj znajdziesz darmowy kalendarz miesięczny na cały 2021 rok do wydrukowania.

Kalendarz nie tylko trzeba mieć, trzeba go też regularnie używać!

Co masz zrobić jutro, zrób dziś

Planowanie wychodzi świetnie, o ile regularnie poświęcasz na to czas. Osobiście wolę ustawić swój dzień wieczorem niż wykorzystywać najwyższy poziom energii o poranku na planowanie dnia. Rano mogę zrobić tylko niezbędne korekty planu.

Kilka do kilkunastu minut, jakie poświęcisz na planowanie da Ci ogromną oszczędność czasu. Tutaj znajdziesz podstawowe korzyści wynikające z planowania, a w tym artykule dowiesz się, jak zacząć planować. Warto poczytać też o metodzie bloków czasowych w planowaniu dnia.

Jak lepiej zaplanować dzień? Zrobić to dzień wcześniej 😉

Bądź dokładna i konkretna

Mówi się, że diabeł tkwi w szczegółach i tak z pewnością jest w przypadku planowania. Jeśli nie jesteś konkretna w swoich planach, to zawsze znajdziesz furtkę, aby coś odwlekać. Większe zadania podziel na mniejsze, które bez problemu odkreślisz z listy zadań do wykonania.

Dla przykładu, jeśli planujesz zakupy prezentów świątecznych dla najbliższych, możesz ten projekt podzielić na następujące zadania:

1. Wydrukować listę prezentów świątecznych do uzupełnienia
2. Wypisać na liście wszystkie osoby, które chcę obdarować
3. Dopisać do każdej osoby proponowany prezent (czasem może to się wiązać z dodatkowymi zadaniami, jak zadzwonić do bliskich itp.)
4. Zamówić świąteczne prezenty online.
5. Pojechać po świąteczne prezenty do sklepu stacjonarnego.
6. Zapakować wszystkie świąteczne prezenty.
7. Wysłać świąteczne prezenty / zabrać na świąteczne przyjęcie.

Pamiętaj, że brak konkretów czyni planowanie bezużytecznym.

Jak lepiej zaplanować dzień? Nadaj priorytet zadaniom

Nie wszystko powinnaś zrobić już dziś, a nie każde zadanie pilne jest ważne. Pamiętaj, aby każdy dzień zaczynać od zadań o najwyższym priorytecie. A skąd się tego dowiedzieć? Możesz wykorzystać jedną z prostych i bardzo skutecznych metod priorytetyzacji zadań:

• metoda ABCDE
• matryca Eisenhowera
• po nitce do kłębka

Jeśli masz do stworzenia 20 zapytań ofertowych na wczoraj, nie ma znaczenia, czy masz czyste biuro czy nie. Liczy się zrobienie wycen. Inaczej nie będziesz czuć, że zrobiłaś coś ważnego tego dnia i spadnie Ci poziom motywacji.

Pamiętaj, że zadanie wymagające wiele czasu niekoniecznie jest ważne.

Jak lepiej zaplanować dzień? Czas na przerwę

W dzisiejszym świecie bardzo łatwo możesz rozproszyć swoją uwagę. Dlatego tak cenną umiejętnością stała się praca w pełnym skupieniu (praca głęboka). Dwie techniki, które sprawią, że dowiesz się, jak lepiej zaplanować dzień to:

• technika Pomodoro oraz
• zacznij w 5 minut

Dobrze zaplanowane przerwy pomagają szybciej i sprawniej wykonać pracę.

Zaplanuj czas na… wszystko co ważne

Planowanie sprawdza się nie tylko w pracy, ale – może przede wszystkim – w codziennym życiu. Jeśli wydaje Ci się, że nie masz na nic czasu, może po prostu nie pozwalasz sobie go mieć na przyjemności?

Nawet jeśli uda się Ci znaleźć tylko 15 minut dziennie na ćwiczenia i 10 minut na czytanie książki, skorzystaj z tego! Wpisz ten czas do kalendarza, zrób z tego zadanie do wykonania! Inaczej zawsze znajdziesz wymówkę.

Wpisz do kalendarza wszystko. Tak, wszystko!

Poduszka czasowa… na miękkie lądowanie

Dobrze jest wykorzystać poduszkę czasową w planowaniu dnia. Poduszka czasowa to margines czasu, jaki dajesz sobie pomiędzy zadaniami oraz na samo zadanie, jeśli coś może pójść nie tak. A zgodnie z prawem Murphy’ego zawsze coś może się nie udać, więc poduszka czasowa jest przydatna praktycznie w każdej sytuacji.

Margines błędu bywa przydatny. A jeśli zrobiłaś zadania szybciej – masz wolne albo bierzesz się za nowe wyzwanie.

Nie staraj się nadrobić za wszelką cenę

Czasem przychodzi taki dzień… awaria prądu, pęknięta opona w samochodzie, przerwa konserwacyjna w banku albo u dostawcy poczty… a może dzieci rano mają podwyższoną temperaturę i cały rozkład dnia trafił szlag…

Rezultat tych i innych życiowych przypadków jest jeden – teraz masz więcej pracy. Jednak weź pod uwagę, że czasem nie nadrobisz zaległości. Nie da się wcisnąć dwóch dni w jeden. Nie możesz też cofnąć się w czasie i zmienić przeszłości. Możesz za to skupić się na tym, co teraz najważniejsze (priorytety!) i działać metodycznie.

Jeśli się da, poprzesuwaj jak najwięcej zadań na następny dzień. Jeśli nie – podziel je na małe cząstki i dodaj do następnego tygodnia lub dwóch.

Jak lepiej zaplanować dzień – podsumowanie

Zacznij od dziś – nawet jeśli nie masz jeszcze kalendarza, na kartce napisz, co masz do zrobienia jutro. Pamiętaj, że na rezultaty swoich działań będziesz musiała trochę poczekać. Jednak już samo skreślanie zadań z listy powinno podziałać motywująco.

Jednym z podstawowych błędów wszystkich, którzy zaczynają planować jest wciskanie w dzień zbyt dużej ilości zadań. Nie frustruj się, jeśli nie zdążysz zrobić wszystkiego. Nauczysz się oszacowywać czas potrzebny na dane zadanie w miarę doświadczenia.

Czasem warto dać sobie nagrodę, szczególnie jeśli wykonasz zaplanowane zadanie szybciej. Dodatkowy czas na relaks, dobra książka czy kąpiel w wannie to świetne pomysły na takie drobne nagrody. A jeśli jesteś podobna do mnie, już samo bycie do przodu z własnym harmonogramem będzie dla Ciebie nagrodą. I pewnie zabierzesz się za następną rzecz do zrobienia, my perfekcjoniści tak mamy. Żeby nie było – też wyznaczam sobie nagrody, ale zazwyczaj za zamknięcie naprawdę dużych projektów.

A Ty, w jaki sposób zaczynasz lepiej planować? Napisz w komentarzu.