Spis treści

Bloki czasowe to często stosowane narzędzie wspomagające planowanie. Zazwyczaj stosujemy je intuicyjnie. Dzięki używaniu bloków czasowych do planowania dnia możemy wyznaczyć sobie ramy, które pomogą nam efektywniej wykorzystać dostępny czas.

Co to jest blok czasowy?

Blok czasowy to najogólniej rzecz ujmując czas, jaki przeznaczamy na wykonanie określonego działania (lub rodzaju zadań). Podstawowym blokiem czasowym, jaki każdy z nas zna jest czas pracy. Przychodzisz do pracy na określoną godzinę i o wyznaczonym czasie tę pracę kończysz. Nie ma tu znaczenia, czy sam wyznaczasz sobie godziny pracy, czy robi to ktoś inny. Pracujesz w określonym czasie i wtedy masz do wykonania wyznaczone zadania.

Innym przykładem bloku czasowego może być czas spędzany w szkole, godzinne zajęcia fitness, na które chodzisz czy nawet oglądanie ulubionego serialu na Netflixie. Jeśli gotujesz każdego dnia obiad, to nawet taką czynność możesz umieścić w bloku czasowym.

Dlaczego warto korzystać z bloków czasowych?

Bloki czasowe mają wiele zalet.

Po pierwsze, pozwalają wyodrębnić konkretny typ czynności, które masz do wykonania w danym czasie. Jeśli w piątki od godziny 18:00 do 19:00 robisz zakupy spożywcze, to wiesz, że do tego czasu powinieneś np. przygotować plan posiłków na następny tydzień i ułożyć listę zakupów spożywczych.
Po drugie, sprawiają, że jesteś w stanie skupić się na tym, co konieczne. Kiedy wiesz, że czas od 18:00 do 20:30 poświęcasz rodzinie / przyjaciołom / dzieciom, łatwiej ci być tu i teraz (chociaż dla niektórych typów osobowości i tak będzie to wyzwanie).
A po trzecie – ogromnie ułatwiają życie! Jeśli masz zadania w pracy i podzielisz je na proste bloki czasowe, na przykład odpowiadanie na maile codziennie od 14:00 do 15:00, łatwiej ci będzie się do tego zadania przygotować i je wykonać. Działa to w ten sposób, że wiesz, co cię czeka w danym momencie.

Kto może korzystać z bloków czasowych?

Tak naprawdę z bloków czasowych może skorzystać każdy z nas. Skorzystają na nich nasze dzieci, które wiedzą, że o określonej godzinie będzie na nie czekać kolacja i czytanie książki (ważny element wieczornego rytuału).

Skorzysta każdy nastolatek, którego czeka nauka do ważnego sprawdzianu czy egzaminów końcowych. Sprawdzi się zarówno, jeśli jesteś studentem, młodą mamą czy właścicielem własnej firmy. Nawet jeśli jesteś już na emeryturze, śmiało korzystaj i ciesz się wolnością, która wynika z samodyscypliny.

Największą zaletą bloków czasowych jest ich elastyczność, dlatego śmiało mogą je wykorzystać nawet osoby z bardzo wyraźną fiksacją na punkcie wolności. Tego typu planowanie można nazwać swobodnym, ponieważ zadania w ramach bloku czasowego możesz nawet wyznaczyć „na bieżąco”, jeśli akurat masz taką potrzebę.

Jak planować z wykorzystaniem bloków czasowych?

Planowanie z wykorzystaniem bloków czasowych bardzo ułatwia życie. Potrzebujesz na początek:

Listę zadań. Więcej o sprawnym tworzeniu list zadań przeczytasz tutaj.
Jakiś kalendarz (może być online, np. Kalendarz Google).

Planowanie z blokami czasowymi krok po kroku:

Jak zaplanować czas z blokami czasowymi?

Wpisz w kalendarz to, co nienegocjowalne.
Zacznij od wypisania czasu potrzebnego na sen, kiedy jesz lunch, w jakich godzinach odwozisz dzieci do szkoły, kiedy pracujesz itp. Zaznacz bloki czasu w kalendarzu (najlepiej jeden typ bloków – jeden kolor). Na przykład sen 22:00 – 6:00, lunch 14:00 – 14:30, dojazd do pracy 7:40 – 8:00.
Dodaj zadania rutynowe, które musisz wykonywać cyklicznie.
Przykładem takich zadań będzie oczywiście czas na jedzenie, higienę osobistą, trening czy ogólnie rozumiany rozwój osobisty (np. czytanie książek, pisanie dziennika). Wpisz w harmonogram kalendarzowy np. trening codziennie o 19:30.
Przejrzyj swoją listę zadań.
Wydziel na liście ogólne kategorie zadań, które możesz zblokować. Na przykład odpisywanie na maile, umawianie spotkań, robienie przelewów.
Wyznacz bloki czasu na kategorie zadań.
Po wydzieleniu kategorii z listy przydziel je do odpowiednich odcinków czasu. Dla przykładu przelewy robisz zawsze w czwartek od 14:00 do 14:30, a spotkania umawiasz we wtorki i piątki od 11:00 do 15:00.
Bądź elastyczny.
Większość z nas musi edytować bloki czasu w miarę pojawiania się dodatkowych okoliczności. Nie przejmuj się tym, zmieniasz tylko termin wykonania, a nie samo działanie. W ten sposób łatwo możesz też się dostosować do nowych okoliczności, np. jeśli wyjeżdżasz w delegację po południu, przestaw wieczorny trening na rano.

Planowanie blokowe może dotyczyć pracy zawodowej i zajęć prywatnych – w określonym czasie możesz wykonywać telefony do klientów, wypisywać faktury sprzedaży czy tworzyć wyceny.

Jeśli w bloki czasowe wpiszesz wszystkie przewidywane w określonym czasie spotkania, łatwiej ci będzie ogarnąć jeden typ zadań naraz.

Bloki czasowe pomagają grupować nielubiane zadania

Zaletą tworzenia bloków czasowych jest też to, że możemy w nich pogrupować wszystkie zadania, których wykonywać nie lubimy. Dla przykładu, jeśli bardzo nie lubisz tzw. papierkowej roboty, możesz ustalić sobie jeden blok czasowy. Przygotujesz się w ten sposób psychicznie do zrobienia nielubianego, aczkolwiek koniecznego w każdej firmie zadania. Łatwiej ci będzie nastroić się do zrobienia go.

Jeśli z kolei masz problem z wiecznie przedłużającymi się zebraniami i spotkaniami w firmie, wyznacz je w blokach czasowych. Czasem najprostszym sposobem na uzyskanie zwięzłych odpowiedzi będzie presja czasu.

Bloki czasowe pozwalają na elastyczne działanie w ciągle zmieniającej się, dynamicznej rzeczywistości

Pamiętaj jednak, że – jak to w życiu – twoje bloki czasowe z czasem będą się zmieniać i ewoluować. Dzieci same zaczną dojeżdżać do szkoły. Przestaniesz spędzać tyle czasu na czymś, co do tej pory było częścią twojego planu dnia.

Będzie też tak, że zdarzy się sytuacja awaryjna. Może jakiś blok czasowy ci wypadnie, może trzeba coś będzie przesunąć z powodu nieprzewidzianych okoliczności. Zaletą stosowania prostych bloków czasowych jest fakt, że taki blok łatwo może zmienić miejsce.

Nie udało ci się dokończyć zadania z poranka? Nic straconego, możesz ustawić nowy blok czasowy na popołudnie lub wieczorem skrócić czas na sen (samo życie).

Poniżej znajdziecie przykładowy blok czasowy, który można dowolnie modyfikować.