Podziel się!

Chyba każdy, kto interesuje się zarządzaniem czasem i planowaniem oraz produktywnością spotkał się z metodą Getting Things Done (GTD) Davida Allena (książka nosi tytuł Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności). Czy warto ją wypróbować? Kiedy ta metoda zarządzania czasem i efektywnością działań się sprawdzi, a kiedy zawiedzie?

W pierwszej części opiszę pokrótce założenia metody Getting Things Done, szczególnie, jeśli jeszcze o nich nie słyszałaś. W drugiej dowiesz się, jak zastosowałam tę metodę w praktyce i czy się sprawdziła, a może jest już anachronizmem, na który nie warto tracić czasu? Czytaj dalej i przekonaj się sama.

Metoda Getting Things Done – co jest potrzebne, żeby zacząć?

Według klasycznej metody potrzebujesz kilku fizycznych przedmiotów, aby rozpocząć eksperyment z metodą Getting Things Done:

• Inbox, a w nim:
  • tacka na dokumenty, gdzie włożysz notatki drukowane, notatki odręczne, pisma przychodzące itp.
  • w formie elektronicznej: notatki głosowe, maile, SMSy etc.
• Listę / folder Projekty
• Listę Najbliższe działania, a raczej kilka list, które możesz podzielić według własnej typologii:
  • u mnie na początku eksperymentu były takie listy:
    • Dom
    • Firma 1
    • Firma 2
  • inne propozycje list:
    • W domu
    • W biurze
    • Magazyn
    • W samochodzie
    • Przy spotkaniu z …
• Dużo wolnego czasu:
  • Najpierw na przeczytanie książki (ze zrozumieniem!)
  • Potem na implementację rozwiązań w niej zawartych.

Jak zabrać się do porządkowania życia z metodą Getting Things Done?

Mam dla Ciebie kilka wskazówek na początek, które ułatwią Ci wejście w metodę planowania i zarządzania czasem stworzoną przez Davida Allena:

• Ilość spraw, które są nieskończone, z pewnością Cię na początku przytłoczy. Zależnie od Twojego typu osobowości (bardziej skierowanego na proces lub na rezultat) zareagujesz na to inaczej. Jako osoba zorientowana na rezultat od razu chciałam wszystko dokończyć (chociaż to niemożliwe), zamiast uporządkować. Ten etap może być dla Ciebie trudny.
• Pewnie zobaczysz wiele projektów, których już nie można lub nie da się dokończyć. Możesz mieć wrażenie, że zmarnowałaś na nie czas. Pewnie tak było, ale na szczęście nie zmarnowałaś jeszcze więcej czasu brnąc w coś bez sensu.
• Jeśli masz setki, tysiące (witaj w klubie) spraw do załatwienia i projektów do wykonania, realnie spójrz na posiadają ilość czasu. Nie uda się uporządkować w jeden dzień miesięcy (lub lat!) zaległości, nawet jeśli to bywa frustrujące.
• Najważniejszą częścią metody Getting Things Done jest działanie w oparciu o uporządkowany system, a nie samo uporządkowanie spraw. Teraz przychodzi do najtrudniejszej części – te wszystkie sprawy trzeba załatwić.

Jak podejść do tematu projektów?

Początkowo podeszłam do tego tematu tak, jak w książce Getting Things Done – wszystkie rzeczy zapisywałam na papierze. Jednak z upływem czasu przekonałam się, że dla mnie o wiele lepiej sprawdza się planowanie hybrydowe – rzeczy związane z pracą zawodową umieszczam w kilku aplikacjach (o tym już niebawem), zaś do organizowania życia rodzinnego, spraw domowych i związanych z tym projektów stosuję tradycyjny planner, kalendarz i listy zadań na papierze.

Kiedy warto wybrać aplikację do planowania i zarządzania projektami?

• Prowadzisz firmę. Albo dwie. Działasz dla różnych zleceniodawców albo masz wiele projektów w toku, które musisz robić jednocześnie, a nie jeden po drugim.
• Musisz być mobilna, podróżujesz, potrzebujesz dostęp do danych z każdego miejsca.
• Masz setki, jak nie tysiące spraw do załatwienia (w formie projektów)

Tradycyjne planowanie na kartce papieru / w planerze – dla kogo?

• Pracę wykonujesz raczej w jednym miejscu i nie masz potrzeby posiadania wszystkich danych w biegu. Albo jesteś mamą i prowadzisz dom, to spokojnie można robić tradycyjną metodą.
• Spraw do załatwienia jest stosunkowo niewiele (moim zdaniem do 100 maksymalnie).
• Masz miejsce, w którym bezpiecznie przechowasz wszystkie listy zadań, segregator z projektami itd.
• Chcesz oddzielić zadania prywatne od zawodowych – do zawodowych możesz wykorzystać osobne narzędzia dostępne online, do prywatnych – planowanie offline.

Czy planowanie metodą Getting Things Done się sprawdza?

Ta metoda planowania jest w moim odczuciu bardzo efektywna, jednak jej moc widać dopiero po czasie. Dodatkowo skuteczność wspomnianej techniki zarządzania czasem zależy od kilku czynników:

• Nie zrobisz tego w połowie. Wszystkie, ale to wszystkie sprawy musisz mieć w ramach jednego systemu. Jeśli nadal zostawisz świstki papieru walające się po biurze albo uznasz, że tego nie musisz zapisać, bo będziesz pamiętać, w ogóle nie zaczynaj.
• Przygotuj się na potknięcia i zniechęcenie. W początkowym okresie stosowania metody Getting Things Done z pewnością będziesz odczuwać frustrację (ale jestem niezorganizowana!) i chęć porzucenia tej metody (nigdy tego nie skończę). Wtedy kształtujesz własną siłę charakteru.
• Uświadom sobie, że lista spraw do załatwienia nigdy się nie skończy. Pogódź się z tym i patrz na życie jak na pełnię nowych wyzwań, zamiast z frustracją jęczeć jeszcze to mam zrobić?!
• Jeśli nie wyrobisz sobie nawyku przeglądania list zadań i kalendarza codziennie (projekty możesz przeglądać oczywiście rzadziej), cała praca związana ze spisaniem zadań będzie nic nie warta. Albo zaczniesz to samo od początku za kilka miesięcy.
• Najważniejsze w metodzie nie jest jednak uporządkowanie spraw, tylko ich wykonywanie i eliminowanie. Jeśli czujesz przytłoczenie ilością zadań i uciekasz od stworzonych własnoręcznie list, to nie masz wewnętrznego przekonania o słuszności tego co robisz. Skoro tak naprawdę boisz się uporządkować własne życie i pójść do przodu, to po prostu zostań na tym poziomie, na którym jesteś. Bo chyba tam Ci dobrze? Nie? To wyjdź z własnej strefy komfortu i działaj!

Co dalej?

Niestety nie ma jednej uniwersalnej metody zarządzania czasem i planowania dnia, która sprawdzi się u wszystkich. Tak samo jest z metodą Getting Things Done. Ja też nie stosuję jej dokładnie w formie opisanej w książce, jednak sam system jest doskonałym punktem wyjścia do stworzenia Twojej wersji. Każda z nas jest inna, znajduje się w odmiennej sytuacji życiowej i potrzebuje różnych metod planowania. Dobrze jest poznać skuteczne metody planowania w kalendarzu i tworzenia list zadań, pomoże to zaimplementować wybraną metodę planowania skutecznie i efektywnie.