Podziel się!

Listy kontrolne stosuję intuicyjnie chyba od zawsze. Doskonale sprawdzają się w każdej powtarzalnej sytuacji. Jeśli chcesz ułatwić sobie życie, koniecznie wprowadź do codzienności takie spisy. Lista kontrolna pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu, frustracji, a czasem także pieniędzy.

Lista kontrolna – co to jest?

Listy kontrolne mogą przyjąć różną formę – od odręcznie spisanych czynności do zrobienia, aż po rozbudowane spisy przypisane do projektów biznesowych. Celem listy kontrolnej jest umożliwienie Ci sprawdzenia, co trzeba zrobić czy zabrać ze sobą. Tutaj można dostrzec podobieństwo listy kontrolnej do projektu. Zdarza się, że te pojęcia są traktowane wymiennie, na przykład jeśli masz powtarzalny projekt, to możesz zrobić z niego listę kontrolną.

Przykładem w biznesie może być lista kontrolna dla delegacji służbowych. Przed każdym wyjazdem sprawdzamy wszystkie podpunkty z listy. Listy kontrolne są też używane na przykład podczas przeglądów samolotów przed startem. Mogą dotyczyć zarówno procedur, jak i rzeczy, które trzeba zabrać ze sobą.

Łatwo możesz znaleźć zastosowanie dla list kontrolnych w życiu prywatnym. Najprostszym przykładem jest lista rzeczy do zabrania na wakacje. Taką listę możesz przygotować raz (ja swoją mam w arkuszu kalkulacyjnym) i modyfikować zależnie od tego, na ile dni jedziesz. Innym przykładem będzie lista rzeczy, które weźmiesz na basen z dzieckiem czy niemowlakiem.

Rodzaje list kontrolnych

Zanim zaczniesz tworzyć swoją pierwszą listę kontrolną, warto poznać dwa podstawowe rodzaje takich spisów. Oto podstawowe rodzaje list kontrolnych:

• Codzienna lista kontrolna – często stosowana zamiennie z listą zadań. Jednak dla mnie codzienna lista kontrolna to zbiór czynności, które wykonuję każdego dnia, niezależnie od okoliczności. Na takiej liście może znaleźć się na przykład Twoja poranna i wieczorna rutyna czy obowiązki, jak nakarmienie zwierząt czy pościelenie łóżka. Codzienna lista kontrolna świetnia sprawdzi się, kiedy chcesz wytworzyć nowe nawyki.
• Sytuacyjna lista kontrolna – zawiera zadania lub spis procedur / rzeczy, które są potrzebne w ściśle określonych okolicznościach. Na przykład wyprawka dla dziecka, lista rzeczy do zabrania na wakacje czy ślubna lista kontrolna.

Listy kontrolne są niesamowicie skutecznym narzędziem, które pomoże Ci zarówno w codzienności, jak i w sytuacjach nietypowych.

Kiedy przydaje się lista kontrolna?

Lista kontrolna ułatwi Ci zarówno życie zawodowe, jak i prywatne. Dzięki nim możesz przypisać wykonanie zadań do określonych osób i terminów. Kiedy spontanicznie wyjeżdżasz na wakacje, nie musisz się denerwować, że zapomnisz piżamy czy szczoteczki do zębów.

Podstawowe zastosowania list kontrolnych to:

• Weryfikacja postępów w przypadku procedur krok po kroku (kiedy musisz wykonać zadania w określonej kolejności).
• Inspekcje i przeglądy – dzięki listom możesz sprawdzić, które rzeczy były sprawdzone, a które jeszcze nie.
• Kontrola wdrożenia standardów i procedur.
• Sprawdzenie, gdzie występują odstępstwa od reguł, aby je zneutralizować.
• Weryfikacja zgodności produktu ze specyfikacją.

Ogromnym plusem każdej listy kontrolnej jest uwolnienie Twojego umysłu. Dlatego listy kontrolne pomagają też redukować stres. Jeśli masz przed sobą ważne zadanie i mało czasu – są doprawdy nieocenione.

Oto kilka przykładów list kontrolnych w życiu prywatnym, które robię i z których korzystam regularnie:

• Plan posiłków i lista zakupów – u mnie są w dużej mierze powtarzalne (robię je od wielu lat, mam przygotowane sezonowe wersje na różne pory roku)
• Lista rzeczy do zabrania na wakacje – mam osobne na wyjazdy w góry i nad morze.
• Lista kontrolna na basen – bardzo przydatna zwłaszcza, kiedy jedziesz z niemowlakiem czy małym dzieckiem.
• Spis rzeczy do uporządkowania (metoda KonMari).
• Harmonogram sprzątania domu.
• Wyprawka do szkoły. Tutaj znajdziesz wyprawkę dla pierwszoklasisty.
• Lista rzeczy potrzebnych na pikniku.
• Lista osób do obdarowania prezentami świątecznymi.

Jak widzisz, możliwości zastosowania list kontrolnych w codziennym życiu są ogromne! Czytaj dalej, a dowiesz się, jak zrobić podstawową listę kontrolną.

Jak zrobić listę kontrolną?

Dla prostych list zdecydowanie polecam arkusz kalkulacyjny (Open Office Calc, Numbers czy Excel). Przydatną opcją jest możliwość duplikowania arkuszy, dzięki czemu łatwo dostosujemy listę (robię tak na przykład z listą wyjazdową – góry, morze, ilość dni itp.). Jeśli masz powtarzalne projekty, możesz z powodzeniem skorzystać na przykład z programu Asana lub Trello.

Możesz też listę przygotować w notatniku czy na zwykłej kartce papieru. Dobrym nawykiem jest przeniesienie potem takiej listy do postaci cyfrowej.

Jak zrobić listę kontrolną krok po kroku

W następnych artykułach znajdziesz różne przykłady list kontrolnych.