Podziel się!

W dzisiejszych czasach coraz więcej aspektów naszego życia przenosi się do Internetu. Praktycznie każdy z nas jest w jakimś sensie online. Także planowanie w dużej mierze przeniosło się do sieci. Powstało mnóstwo narzędzi dostępnych chociażby w formie aplikacji, które mają pomóc w planowaniu. Patrząc na mnogość dostępnych opcji możesz zastanawiać się, co wybrać – planowanie online czy offline?

W dzisiejszym artykule omówię zalety i wady każdego z tych dwóch form planowania. Oczywiście wybór odpowiedniego – intuicyjnego i łatwego dla ciebie w użyciu – narzędzia do planowania to podstawa. Jednak nic nie zastąpi budowania nawyku planowania. Dlatego nawet najlepsze, najbardziej zaawansowane narzędzie do planowania nie sprawdzi się, jeśli nie będziesz z niego regularnie korzystać.

Planowanie online czy offline? Podstawowe różnice

Planowanie offline jak sama nazwa wskazuje odbywa się w materialnej, fizycznej formie. Jest to zwykle tradycyjna forma planowania, jak tworzenie list zadań na kartce, map myśli w kołonotatniku czy wpisanie wydarzeń w drukowanym kalendarzu. Zatem musimy się zaopatrzyć w podstawowe narzędzia do planowania, którymi w najprostszej formie będzie coś do pisania i kartka papieru, a w bardziej zaawansowanej na przykład planer, kołonotatnik, kalendarz i listy zadań.

Planowanie online z kolei odbywa się w przestrzeni wirtualnej. Nie zapisujesz nic na papierze, a wszystkie twoje myśli, plany i przyszłe wydarzenia są umieszczone w wirtualnej rzeczywistości. Oczywiście również potrzebne ci będą odpowiednie narzędzia. W prostej wersji może to być wbudowany w system operacyjny kalendarz i aplikacja do tworzenia dokumentów tekstowych. Możesz również wybierać spośród przeróżnych aplikacji do planowania (większość z nich opiera się na metodzie Getting Things Done) czy zarządzania projektami.

Zalety planowania offline

Zarówno planowanie online, jak i planowanie offline ma swoje zalety. Podstawowymi zaletami planowania offline jest z pewnością większa dostępność do wszystkich danych jednocześnie. Korzystne jest też łatwiejsze zapamiętywanie tego, co zapisujesz. Dobrze może wspomóc czas planowania także łatwiejsze unikanie rozpraszaczy.

Planując offline nigdy nie stracisz planu z zasięgu wzroku

Bateria i dostęp do internetu. Oto podstawowe ograniczenia, jeśli planujesz tylko przy wykorzystaniu narzędzi dostępnych online. Wyobraź sobie nagłą awarię prądu. Nie masz internetu, a twój laptop i telefon za chwilę się wyłączą (kończy się moc z powerbanku). W takiej sytuacji nawet skorzystanie z listy zakupów spożywczych lub listy rzeczy do zrobienia w domu staje się problematyczne.

Planując offline łatwiej zapamiętujesz to co zapiszesz

Wielokrotnie udowodniono naukowo, że aby lepiej zapamiętywać, należy zapisać. Jednocześnie lepiej zapamiętujemy to, co zapisaliśmy odręcznie, niż to, co zapisaliśmy korzystając z klawiatury.

planując OFFLINE unikniesz większości rozpraszaczy

Przy planowaniu online często masz do czynienia z różnymi rozpraszaczami. Od powiadomień w telefonie, przez aktualizacje systemu i rozmaitych aplikacji aż po pojawiające się w skrzynkach odbiorczych maile. W takich warunkach planowanie może stać się mniej efektywne. Równie problematyczne może okazać się realizowanie planu.

zalety planowania online

Jednak planowanie online również ma swoje zalety. Zdecydowanie jedną z nich jest mobilność, która sprawia, że plan działania możesz mieć zawsze przy sobie. Automatyczne przypomnienia sprawiają, że łatwiej przypomnisz sobie o ważnych rzeczach. Planowanie online zdecydowanie przydaje się też w zbiorowej pracy nad projektami.

Planując online masz plan zawsze przy sobie

Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, możesz mieć stały dostęp do wszystkich swoich planów. Każda lista zadań i każdy projekt może być zarządzany z dowolnego miejsca na świecie. Mobilność to ogromna zaleta planowania online. Dlatego jeśli często podróżujesz lub zmieniasz miejsce pracy czy zamieszkania, planowanie online może pomóc ci zaoszczędzić sporo czasu oraz kosztów (i bólu pleców przy przenoszeniu całej dokumentacji).

Planując online masz dostęp do automatycznych przypomnień

Przypomnienia to świetny wynalazek, jeśli korzystamy z niego umiejętnie. Wpisując w kalendarzu online daty urodzin najbliższych, zawsze będziesz pamiętać o wysłaniu im życzeń. Jeśli dodasz swoją lokalizację do przypomnienia, to gdy pojawiasz się w centrum handlowym, będziesz pamiętać o wymienieniu baterii w zegarku. Oczywiście system powiadomień musi być spójny i musisz mu ufać.

Planując online łatwo możesz zarządzać zbiorową pracą nad projektami

Jeśli zarządzasz grupowym projektem, specjalne narzędzia dostępne w sieci ułatwią koordynację pracy i jej postęp. Dlatego takie planowanie jest bardzo efektywne, o wiele efektywniejsze od ciągłych spotkań, wideokonferencji czy nawet korespondencji mailowej w ramach projektu.

Kiedy warto wybrać planowanie online?

Planowanie online często jest bardzo efektywne, jeśli stosujesz je kompleksowo. Bardzo ważne jest – niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz, aby wszystko umieszczać w wybranym systemie. Bez tego nawet najlepsze narzędzia będą bezużyteczne.

Planowanie online jest dobrym rozwiązaniem, kiedy:

• organizujesz projekty z udziałem większej ilości osób. Możliwość wspólnego edytowania, dokonywania na bieżąco zmian i szybkiego reagowania jest ogromną przewagą w stosunku do tradycyjnego planowania offline.
• często podróżujesz. Nie zawsze możesz ze sobą zabrać w podróż kalendarz, planer, notatnik, listy zadań czy wszystkie materiały potrzebne do realizowania do projektów. Wtedy planowanie online ułatwi ci życie.
• nie odnajdujesz się w swoich zapiskach. Jeśli twoje notatki są bardzo chaotyczne, pismo niewyraźne lub nie możesz odnaleźć się w stosie karteczek i notatników – może lepszym rozwiązaniem będzie umieszczenie wszystkiego w chmurze?
• często popełniasz błędy i kreślisz. O ile nie przepadasz za korektorem, zdecydowanie łatwiej jest edytować wszystko, jeśli planujesz online.

Kiedy warto wybrać planowanie offline?

Tradycyjne planowanie offline mimo znacznego postępu technologicznego nadal ma się nadzwyczaj dobrze. Papier i notatnik to tania i sprawdzona metoda na organizację życia. Oczywiście, w dzisiejszych czasach raczej nie będziesz mieć jednego notatnika i krótkiej listy zadań, ale planowanie na papierze nadal pomoże ci zapanować nad chaosem.

Planowanie offline jest dobrym rozwiązaniem w odniesieniu do:

• długoterminowego planowania. Planowanie długoterminowe i kamienie milowe dobrze jest umieścić na papierze, czy to w wersji wydrukowanej, czy odręcznie zapisanej. Chodzi o szybkość i łatwość dostępu do twoich dalekosiężnych planów.
• wyznaczania celów. Zapisane słowo staje się twoją rzeczywistością. Jeśli należysz do zdecydowanej większości osób, to o ile czegoś nie zanotujesz, tego nie zauważysz. O wiele poważniej wygląda cel, który przelejesz na papier. Możesz się też podpisać pod listą swoich celów i zawrzeć z sobą samym umowę.
• planowania indywidualnego. Jeśli tworzone przez ciebie projekty wymagają tylko twojego zaangażowania, najlepszym dla nich miejscem będzie fizyczna forma.
• szybkich list zadań, list kontrolnych. Lista zakupów spożywczych? Zawsze mam na kartce w torebce. Lista kontrolna do wyjazdu służbowego – zawsze jest wydrukowana i gotowa do użycia. W takich przypadkach dobrze mieć wersję papierową. Telefon w sklepie może ci się rozładować.
• co na papierze, to z głowy. Nie da się ukryć, że magia słowa pisanego działa nie tylko w odniesieniu do wyznaczania celów. Każda myśl, którą zapiszesz na papierze, w pewien sposób przechodzi z twojej pamięci podręcznej na zewnętrzny twardy dysk. Ułatwiasz sobie życie w ten sposób i zmniejszasz poziom stresu.

A może planowanie hybrydowe?

Jeśli nadal nie możesz się zdecydować, czy lepsze dla ciebie będzie planowanie online czy online, może najlepsze okaże się… połączenie tych dwóch systemów. Nazywam to planowaniem hybrydowym, które jest w moim odczuciu najbardziej efektywnym sposobem planowania dostępnym w dzisiejszych czasach. O planowaniu hybrydowym więcej poczytasz już niedługo na blogu.