Podziel się!

Pomyślę o tym jutro… czy często zdarza Ci się uciekać od listy rzeczy do zrobienia? Może w tym czasie oddajesz się przyjemnościom albo próbujesz zagłuszyć wyrzuty sumienia przeglądają Facebooka? A może napiszesz 3 maile i uznasz, że już zasługujesz na godzinną przerwę? Czy w powyższym opisie odnajdujesz część siebie? Jeśli tak, dowiedz się, jak przestać odwlekać pracę na później. Mam dla Ciebie 10 sposobów, które – konsekwentnie stosowane – mają wielką moc.

Jak przestać odwlekać pracę na później?

Czy wiesz, że odwlekanie (zwane też prokrastynacją) to fabryczne ustawienie umysłu? Nasze organizmy są nastawione na przetrwanie, dlatego starają się zminimalizować nakłady energii na dane działania. Ten cichy szept, który za każdym razem podpowiada Ci, żebyś odpuściła, jest permanentny. Szybka nagroda (często w cudzysłowiu) jawi się jako coś ważniejszego niż długofalowe zwycięstwo. Jutro się tym zajmę… brzmi znajomo?

Niestety jeśli ciągle będziesz odwlekać wykonanie ważnych zadań, zaczną się one piętrzyć w stosy. A Ty będziesz próbować ciągle od tych stosów odwracać głowę. Powstaje efekt kuli śnieżnej – małe, zignorowane i prokrastynowane sprawy z biegiem czasu zamieniają się w lawinę problemów. Te problemy pojawiają się na Twoje własne życzenie. Czy zawsze jesteś w stanie naprawić szkody wynikające z odwlekania na później? Niestety nie. Pomyśl chociażby o zbyt późno zdiagnozowanym nowotworze czy rozpadzie małżeństwa, bo nigdy nie masz czasu dla drugiej osoby.

10 sposobów na to, jak przestać odwlekać pracę na później

Poniżej 10 sposobów, które pomogą Ci w walce z odwlekaniem pracy na później. Pamiętaj, że jedynym, co decyduje o sukcesie lub porażce w tej dziedzinie jest Twoja determinacja. Albo mimo niechęci coś zrobisz, albo zrezygnujesz. Decyzja zawsze należy do Ciebie i tylko Ty za nią odpowiadasz (chociaż jej skutki mogą dotyczyć też innych ludzi).

Zrób pierwszy mały krok

Zgodnie z Metodą Małych Kroczków, robienie niewielkich, ale systematycznych postępów w realizacji zadania przyniesie wymierne rezultaty w dłuższej perspektywie. Dlatego jeśli Twoja praca polega na realizacji dużego projektu, podziel go na mniejsze zadania i zrób pierwszy z nich (a najlepiej nawet pierwsze trzy).

Przykładowo, jeśli masz do przygotowania wycenę dla Klienta, możesz:

1. Przeczytać mail z zapytaniem
2. Wypisać specyfikację od Klienta
3. Wprowadzić dane do systemu

Nagle okazuje się, że masz za sobą sporą część pracy. Robienie małych kroczków w realizacji dużego zadania wiąże się z pojęciem efektem psychologicznym zwanym efektem Zeigarnika. W uproszczeniu – lepiej pamiętamy zadania zaczęte, ale nie skończone. Dlatego jeśli chcesz niejako zakodować w pamięci jakiś projekt, po prostu go zacznij.

Bez terminu nie ma pośpiechu

Jeśli masz do wykonania jakąś pracę, która nie ma określonego z góry terminu, łatwiej Ci będzie ją odłożyć. Przykładem może być odmalowanie mieszkania. Czujesz, że chcesz i powinnaś to zrobić, ale skoro nie ma terminu, nie ma presji.

Z drugiej strony, czy zdarzyło Ci się w szkole lub na studiach pisać prace zaliczeniowe na ostatnią chwilę i oddawać jeszcze ciepłe wydrukowane kopie nauczycielom? Miałaś na to zadanie 6 tygodni, ale wyrobiłaś się w jedną noc? W ten sposób możesz dowiedzieć się o sobie cennej informacji: praca zajmie Ci tyle czasu, ile na nią przeznaczysz. Zależność ta znana jest też jako prawo Parkinsona, które w dużym uproszczeniu mówi, że zadanie rozciągnie się na taki okres czasu, na jaki tylko może.

Jak możesz wykorzystać to na swoją korzyść? Stosując krótkie terminy realizacji zadań. Musisz odmalować mieszkanie? Zaproś rodziców na obiad za 3 tygodnie. Przygotowujesz projekt dla Klienta? Określ termin jego realizacji. Wpisuj zadania na dany dzień bezpośrednio do kalendarza.

Znajdź kogoś, przed kim się rozliczysz

Na niektórych z nas działa intensywniej motywacja wewnętrzna, a na innych motywacja zewnętrzna. Jeśli masz problem z dotrzymywaniem wyznaczonych przez siebie samą terminów, może warto skorzystać z zewnętrznych źródeł motywacji. Najprostszym źródłem takiej motywacji są oczywiście… inni ludzie.

Możesz wykorzystać motywację zewnętrzną na kilka sposobów, na przykład:

• Zadeklaruj przed kimś ważnym dla Ciebie, że zrobisz coś w określonym czasie.
• Wrzuć publiczne powiadomienie na social media.
• Znajdź kogoś, kto pomoże Ci lepiej zarządzać własną produktywnością. Podziel się swoim kalendarzem, listą cotygodniowych celów i słuchaj, kiedy przypomni Ci, że masz coś po terminie!

Pamiętaj, że taka wzajemna motywacja i rozliczanie się z wyników może działać dwukierunkowo – Ty pilnujesz swojego partnera, a on / ona Ciebie!

Czego się boisz?

Aby dowiedzieć się, jak przestać odwlekać pracę na później powinnaś sprawdzić czego się boisz. Czy boisz się, że jesteś za słaba, żeby zrobić ten projekt? A może zadanie jest tak długie, że boisz się zacząć, bo z każdym kolejnym poziomem pojawią się dodatkowe problemy? A może obawiasz się po prostu porażki projektu?

Najczęstsze przyczyny strachu związane są raczej z czymś zewnętrznym: co pomyślą inni ludzie, czy ucierpi na tym moja duma lub reputacja?

Jak możesz poradzić sobie ze strachem?

• Każdy z nas się czegoś boi. Sztuką jest działać pomimo strachu.
• Co najgorszego może się zdarzyć? Jak prawdopodobna jest porażka? Jakie są środki zaradcze? Co w najgorszym razie stracisz?
• Porzuć perfekcjonizm. Prawdopodobnie nie uda Ci się za pierwszym razem w 100% idealnie wykonać pracy. Ale ją wykonałaś, a to oznacza, że następnym razem będzie łatwiej, bo Ty jesteś silniejsza, sprawniejsza i bardziej doświadczona.
• Zastosuj Metodę Małych Kroczków i zrób kawałek projektu już dziś.

Jakie są Twoje wymówki?

Strach może być stosowany jako wymówka, ale najcześciej wmawiamy sobie mnóstwo innych powodów, dla których odwlekamy zadanie na bliżej nieokreśloną przyszłość. Oto kilka klasycznych przykładów:

• Zabiorę się za ten projekt, jak obejrzę wiadomości.
• Czuję się dziś taka zmęczona, poćwiczę jutro.
• Zadzwonię do Klienta, jak tylko posprzątam biuro.
• Odpiszę na tego pilnego maila jutro rano, kiedy będę mieć świeży umysł.
• Nic się nie stanie, jak zatankuję jutro, dziś już mi się tak nie chce...
• Powinnam pisać ofertę, ale chce mi się pić i spać… pójdę po kolejną kawę…

To sposób Twojego mózgu na oszczędzanie energii. Nagle dostrzegasz mniej energochłonne zadania w Twoim otoczeniu. Większość studentów na dzień przed egzaminem pięknie sprząta swoje pokoje 🙂 teraz już wiesz dlaczego.

Jak walczyć z wymówkami?

Jest tylko jeden sposób. Zignorować te wymówki poprzez rozpoznanie, czym faktycznie są. Dla powyższych przykładów:

• Mam do zrobienia projekt, ale chcę go odwlekać oglądając wiadomości. Popracuję nad projektem przez 30 minut, a potem obejrzę wiadomości.
• Czuję się dziś zmęczona, dlatego przebiorę się w strój do ćwiczeń i po prostu zacznę. Jeśli po 5 – 10 minutach nadal będę zmęczona, faktycznie odpuszczę dziś resztę treningu.
• Wolę zająć się sprzątaniem biura niż dzwonieniem do Klienta. Drażni mnie nieład, dlatego szybko załatwię sprawę z Klientem i z czystym sumieniem ogarnę bałagan.
• Próbuję zrzucić trudne zadanie na jutro, ale przygotuję szkic maila już dziś przez 5 minut. Jeśli faktycznie będzie bardzo kiepski, przełożę jego korektę i wysyłkę na jutro.
• Nie chce mi się jechać na stację, ale zrobię to, żeby jutro nie mieć nieprzyjemnej niespodzianki o poranku, jeśli nagle będę musiała pilnie jechać w dłuższą trasę.
• Czuję się zmęczona na samą myśl o pisaniu oferty. Otworzę okno, zrobię kilka wdechów świeżego powietrza i zacznę pisać przez 10 minut. Jeśli po tym czasie nadal nie będzie mi szło, pójdę po kawę.

Rozpoznajesz swoje wymówki, a potem modyfikujesz pragnienia swojego mózgu. Zauważ, że nie chodzi o ignorowanie faktycznych potrzeb Twojego ciała, tylko o sprawdzenie, ile z nich to wymówki. Jeśli nie chce Ci się ćwiczyć, ale kiedy już zaczniesz, jest super, była to wymówka. Jeśli jednak czujesz się gorzej, odpuszczasz. To zdrowa metoda radzenia sobie z prokrastynacją i niezwykle skuteczna, wymaga monitorowania swojego ciała i umysłu i oddzielania faktycznych odczuć od wymówek sprytnego umysłu.

Dlaczego chcesz wykonać tę pracę?

Czasem po prostu nie wiesz, dlaczego masz coś zrobić. Jak przestać odwlekać pracę na później? Znajdź dobry powód i się go trzymaj!

• Dlaczego chcesz / musisz wykonać tę pracę?
• Jakie korzyści (lub brak negatywnych konsekwencji) zyskasz dzięki wykonaniu zadania?
• Czego nauczysz się dzięki temu zadaniu?
• Jak się rozwiniesz i jakie umiejętności nabędziesz?

Dla przykładu jeśli chcesz zacząć ćwiczyć, wypisz na kartce powody, które Tobą kierują. Uwaga! Nie ma dobrych i złych motywatorów do działania. Jeśli po prostu chcesz świetnie wyglądać latem w szortach, to jest doskonały powód! Wyobraź sobie siebie w tych szortach i leć na trening!

Wykorzystaj regułę 2 minut

Reguła 2 minut może być rozumiana na dwa sposoby:

1. Jeśli jakieś zadanie nie zajmie więcej niż 2 minuty, zajmij się nim od razu.
2. Jeżeli praca wydaje Ci się bardzo zniechęcająca, obiecaj sobie wykonywać ją tylko przez 2 minuty.

W pierwszym przypadku – nie odkładaj żadnych drobiazgów na później, bo ciągle zaprzątają Twój umysł. Proste rzeczy, jak odłożenie talerzy do zmywarki po posiłku, przetarcie lustra w łazience czy odpowiedzenie na SMS od razu, kiedy ją przeczytasz – pozwalają oszczędzić mnóstwo czasu! Wszystko dlatego, że usuwasz te drobiazgi z Twojego umysłu.

Najgorsze, co możesz zrobić, to zapisywanie takich drobnostek na osobnej liście albo odkładanie ich na później.

Na ile wiadomości nie odpisałam w terminie, bo je odczytałam i odłożyłam na później? To wiedzą tylko moi przyjaciele 😉 A na poważnie, jeśli od razu robisz to, co trzeba, masz więcej czasu, bo nie podchodzisz do tego samego dwa razy. To chyba największa zaleta reguły 2 minut.

W drugiej wersji reguła 2 minut zachęca do rozpoczęcia działania chociaż na dwie minuty. To taka mini-wersja techniki Pomodoro omówionej poniżej. Czasem najtrudniej jest zacząć. Jeśli jednak przełamiesz swoją barierę, potem będzie już łatwiej.

Skorzystaj z Pomodoro

Jak widzisz, w wielu przypadkach kiedy już zaczniesz działać, idziesz dalej siłą rozpędu. Aby konieczność rozpoczęcia pracy przestała Cię odrzucać, dobrze jest wykorzystać technikę Pomodoro. W uproszczeniu działasz w oparciu o schemat pracy 25 min / 5 min.

Badania dowodzą, że większość ludzi jest się w stanie skoncentrować na zadaniu w czasie od 25 do 40 minut. Dlatego włączenie minutnika lub specjalnej aplikacji na 25 minut i decyzja o maksymalnej koncentracji przez ten czas może świetnie się sprawdzić.

Niektórzy (w tym ja) widzą ogromną różnicę w tempie pracy i częstotliwości odkładania zadań na później. Produktywność i – co najważniejsze – efektywność pracy jest u mnie o wiele większa, dlatego polecam technikę Pomodoro.

Usuń rozpraszacze

Pisałam o tym temacie wielokrotnie. Nie raz zdarzyło mi się rozproszyć przez różne czynniki. Do największych zjadaczy czasu należy oczywiście szeroko pojęty internet i media społecznościowe. Bezcelowe przeglądanie Facebooka czy portali plotkarskich nie przyczyni się do zwiększenia Twojej siły woli. Wręcz przeciwnie, to jedna z szybkich gratyfikacji, która mylnie utwierdza Cię w przekonaniu, że coś zrobiłaś.

Przeglądanie Facebooka to nie jest robienie niczego sensownego. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

3 rzeczy robione codziennie

Zapewne masz swoje własne cele, do których chcesz dążyć. Czy jednak Twoja codzienna lista zadań je odzwierciedla? Jeśli nie, czas na zmiany!

Pamiętaj, że dopóki Twoja codzienna lista to-do nie zawiera rzeczy, które doprowadzą Cię do Twoich długoterminowych celów, to tak naprawdę… ukrycie prokrastynujesz.

Przykład 1:

• Cel: robić 20 pompek za 3 miesiące
• Codzienne zadanie: zrobić 5 pompek (stopniowo zwiększasz liczbę)

Przykład 2:

• Cel: pić 2 litry wody każdego dnia
• Codzienne zadanie: zabierać butelkę wody do pracy każdego dnia

A jakie są Twoje sposoby na nieodwlekanie pracy? Napisz w komentarzu!