Podziel się!

Wiele nazw, jeden cel: skuteczny proces decyzyjny i nadawanie priorytetów sprawom ważnym i istotnym. To właśnie esencja systemu, jakim jest matryca Eisenhowera zwana także: pudełkiem Eisenhowera, matrycą decyzyjną Eisenhowera, a nawet matrycą zarządzania czasem. To proste narzędzie pomoże Ci podejmować lepsze decyzje i priorytetyzować zadania, dzięki czemu zwiększysz nie tylko swoją produktywność, ale też efektywność.

Brak umiejętności nadawania sprawom odpowiedniego priorytetu i w związku z tym – niepodejmowanie prawidłowych decyzji – będzie miało negatywny wpływ na Twoje zarządzanie czasem. Dlatego też matryca Eisenhowera to bardzo przydatne narzędzie, które warto poznać i zastosować w codziennym życiu.

Jeśli chcesz poznać podobną metodę priorytetyzacji, czyli ABCDE, zajrzyj do tego wpisu.

Matryca Einsehowera czy po prostu matryca zarządzania czasem?

Zasadniczo nazewnictwo nie jest tak istotne, jak sama metoda, jednak system matrycowy zarządzania czasem przypisywany prezydentowi Dwight’owi Eisenhowerowi wcale nie musiał być przez niego stworzony. Nie ma 100% pewności, że stosował dokładnie tę metodę. Jednak warto zacytować byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych, gdyż jego słowa oddają istotę zarządzania czasem:

Mam dwa rodzaje problemów. Pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne.

Dwight D. Eisenhower (przekład własny z j. angielskiego)

Matrycę zarządzania czasem znajdziesz także w książce Stephen’a R. Covey’a 7 nawyków skutecznego działania. Autor ani słowem nie wspomina tam o Eisenhowerze. Dlaczego zatem taka nazwa się przyjęła? Pewnie z powodu dezinformacji internetowej.

Matryca Eisenhowera / matryca zarządzania czasem – jak używać?

Matryca to tak naprawdę cztery kwadraty wypełnione zadaniami o różnym priorytecie. Można ją uznać za pewien rodzaj graficznej listy zadań, ponieważ dzięki niej łatwo i szybko uporządkujesz to, co masz do zrobienia zależnie od tego, jak ważne i pilne jest dane zadanie.

Kiedy zrozumiesz ideę działania matrycy, łatwo zastosujesz ją w każdej dziedzinie życia. Nie musi ona odnosić się przecież tylko do zadań zawodowych.

Spójrz na schemat matrycy zarządzania czasem:

Mamy cztery ćwiartki / kwadranty, jak kto woli. Każda część zawiera zadania:

• I kwadrant – zadania ważne i pilne – rzeczy, które trzeba zrobić jak najszybciej.
• II kwadrant – zadania ważne, ale niepilne – rzeczy, które trzeba zrobić niedługo.
• III kwadrant – zadania nieważne, ale pilne – rzeczy, które możesz oddać do zrobienia innym.
• IV kwadrant – zadania nieważne i niepilne – zapomnij o nich, skreśl i usuń.

Zadania pilne to te, które wymagają natychmiastowego działania. Jednak pamiętaj, coś może być pilne ale nieważne z perspektywy Twoich celów!

Jak widzisz zadania zorganizowane są według ważności i pilności. Pamiętaj, że ważne niekoniecznie oznacza pilne i odwrotnie:

Matryca Eisenhowera – jak planować dzień z jej użyciem? Praktyczny przykład

I kwadrant – pilne i ważne

W pierwszym kwadrancie zawsze znajdują się zadania ważne i pilne – należy je zrobić przed wszystkimi innymi. Do takich zadań mogą należeć:

• dziecko ma gorączkę – trzeba umówić wizytę u lekarza
• należy pilnie wykonać zaległy projekt w pracy po terminie
• zaspokojenie indywidualnych potrzeb ważnego Klienta

Jeśli okazuje się, że masz bardzo wiele zadań, które należy przypisać do pierwszego kwadrantu, zastanów się, czy możesz niektóre z nich przewidzieć szybciej. Może część problemów wynika z prokrastynacji lub braku planowania.

Uwaga! Nie zajmujesz się zadaniami z żadnego innego kwadrantu, dopóki wciąż masz do wykonania zadania z kwadrantu pierwszego!

II kwadrant – niepilne i ważne

Tutaj są zadania ważne, ale niepilne. Do tej kategorii możemy zaliczyć na przykład projekty, których realizacja przyniesie zysk w dłuższej perspektywie czasowej. Często sprawy te nie są obarczone jakimś deadline’m, jednak ukończenie ich przyniesie dobre rezultaty. Kilka przykładów:

• Regularne treningi
• Uczenie się nowej umiejętności
• Spędzanie czasu z bliskimi
• Nowy projekt biznesowy

Po zrealizowaniu pilnych i ważnych spraw, to te rzeczy powinny stać się Twoim priorytetem. Wpisz je w plan dnia najszybciej, jak to możliwe!

III kwadrant – pilne i nieważne

Tutaj znajdziemy wszystkie sprawy uznane za pilne, ale jednocześnie nieważne. Co rozumiemy przez nieważne? To takie sprawy, które pilnie potrzebują Twojej uwagi, ale mają niewielkie znacznie w długofalowej perspektywie. Przykłady to:

• Odpowiadanie na każdy, dosłownie każdy e-mail
• Większość spotkań dotyczących projektów w toku
• Lajkowanie zdjęć na Facebooku

W tym kwadrancie większość z nas spędza dużą część czasu pracy czy w ogóle czasu dnia. Dzieje się tak z prostego powodu: mylimy pilne zadanie z ważnym. Większość z tych zadań możemy delegować komuś innemu albo zautomatyzować.

IV kwadrant – niepilne i nieważne

Tutaj trafia wszystko, co jest nazywamy marnowaniem czasu. Oczywiście są to zadania niepilne i nieważne, a jednak uwielbiamy spędzać całe godziny na przykład na:

• maratonach seriali Netflix
• oglądaniu telewizji
• przeglądaniu portali plotkarskich
• reagowaniu na każde powiadomienie w telefonie
• graniu w gry do upadłego
• przeglądaniu godzinami YouTube

Nagle z pięciu minut robi się pięć godzin, a Ty się zastanawiasz, jak to się stało.

Z drugiej strony część z nas ma tendencję do wrzucania do tego kwadrantu zadań z kwadrantu drugiego. Przez jakiś czas należałam do tej grupy, kiedy zrezygnowałam z ćwiczeń, czytania książek czy spotkań z bliskimi, bo ciągle byłam zajęta (głównie kwadrantem trzecim.

Co zrobić z rzeczami z ostatniego kwadrantu? Pożegnać je. Porzucić. Zapomnieć o nich chociaż na jakiś czas. Jeśli wydaje Ci się, że nie masz na nic czasu i wiecznie gonisz własny ogon, sprawdź ile faktycznie czasu zabiera Ci codziennie kwadrant IV.

Co dalej?

Oczywiście praktyka!

• Spójrz na swoją listę zadań (lub mnóstwo list i karteczek).
• Zastanów się, które zadanie należy do którego kwadrantu i oznacz je od I do IV (lubię do tego używać po prostu kolorowych zakreślaczy w różnych kolorach – kwadrant IV po prostu skreślam).
• Zabierz się do zadań w określonej kolejności.
• Pamiętaj, że zmiana nawyku wymaga samodyscypliny i wytrwałości. Rezygnacja z kwadrantu IV nie będzie łatwa, szybka i przyjemna, za to efekty… zobaczysz sama!